Dzień dobry, zapraszamy...dziewczyny na "froncie" eventowym

Kto jako pierwszy wita uczestników eventu? W większości przypadków na pierwszej linii "ognia" znajduje się właśnie hostessa. Dlatego niezwykle ważne jest, by już od samego początku odzwierciedlała wysoki poziom, oraz określony charakter wydarzenia.

Hostessy na evencie jak wielu organizatorów przyznaje są piętą achillesową. Dzieje się tak z dwóch powodów. Za jeden odpowiedzialny jest organizator, a za drugi sama hostessa.  Z  rozmów przeprowadzonych zarówno z hostessami jak i agencjami wynajmującymi dziewczyny do pracy na eventach, bardzo często wynika, że organizatorzy bagatelizują element jakim jest obsługa gości wydarzenia prowadzona przez hostessy. Dziewczyny pracujące na eventach są jednym z podwykonawców organizatora i powinny być tak samo solidnie zbriefowane, jak ekipa cateringowa, czy firma zajmująca się multimediami.

Organizator pochłonięty przygotowaniami do wydarzenia i znający każdy jego detal, często nie zauważa, iż nie każdy ma tak szeroką wiedzę na temat scenariusza czy harmonogramu działań. Brak pełnej komunikacji, określenia oczekiwań, newralgicznych punktów czy zagrożeń wielokrotnie doprowadza do niewielkiego zaangażowania hostess lub nieprawidłowego ich zachowania. Oczywiście musimy pamiętać, że każda hostessa jest inna - możemy spotkać bardzo solidne i chętne do pracy dziewczyny, jak i takie, które uważają, że wygląd to jedyne wymagania, które powinny spełniać. Organizatora w tym głowa jakie dziewczyny zaangażuje do eventu oraz jak zmotywuje je do pracy. Złotego środka oczywiście nie ma, ale jest kilka zasad, którymi można się kierować podczas planowania tego, jakże ważnego elementu wydarzenia.

Po pierwsze rola hostessy

To organizator powinien odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest rola hostessy na evencie oraz czego od tej roli oczekuje - zarówno on jak i klient, przed którym odpowiada.  Tu pojawia się pierwszy problem, brak doprecyzowania oczekiwań klienta. Przykładem mogą być wszelkiego rodzaju akcje lato, podczas których hostessy lub animatorki mają do zapamiętania z reguły do pięciu podstawowych komunikatów - tak przynajmniej często zakłada organizator. A co jeśli Klient wyobraża sobie, że hostessa będzie pewnego rodzaju "ambasadorem" o określonym wyglądzie pasującym do jego wyobrażenia i oczekiwań. Te kwestie powinny zostać uszczegółowione już na początkowym etapie rozmów,  gdyż wpływają one na stawki hostess i wymuszają większy nakład pracy przy poszukiwaniach odpowiednich kandydatek oraz szkoleniach.

Po drugie brief

Należy spisać dokument uwzględniający wszystkie oczekiwania względem hostess. W nim powinny znaleźć się takie informacje jak: planowany styl ubioru, makijaż czy fryzura - nie chcemy, aby zaskoczyła nas sytuacja, że zbyt skąpa sukienka może być problemem dla jednej z wybranych kandydatek. Dobrze przygotowany brief pozwoli przede wszystkim agencji hostess zaproponować odpowiednie kandydatki do danego wydarzenia.

Idealnym rozwiązaniem jest oczywiście posiadanie grupy sprawdzonych hostess, z którymi pracujemy na stałe, jednak brak wolnych terminów i mnogość wydarzeń może nam pokrzyżować idealny plan. Niezależnie od tego czy mamy stałą ekipę hostess czy nie, pod każde wydarzenie powinien być przygotowywany brief, określający reguły pracy, dokładny opis wydarzenia i przypisane role do każdej osoby w poszczególnych etapach wydarzenia, jak również zakazane zachowania. Dzięki temu każda ze stron ma jasność na jakich zasadach pracujemy, nie ma niedomówień i zwrotów typu „a ja myślałam, że…” Dodatkowo w takim dokumencie powinny się znaleźć potencjalne sytuacje zagrożenia, czyli informacja o tym, co nieprzyjemnego może się wydarzyć i jak w tych sytuacjach należy się zachować.

Po trzeci casting

To jest dopiero czas na weryfikację zaproponowanych kandydatek. Wymaga on oczywiście poświęcenia cennego czasu organizatora, ale jest to jeden z najważniejszych elementów, dzięki którym unikniemy późniejszego rozczarowania na wydarzeniu. Podczas castingu możemy określić charyzmę, podejście do pracy, śmiałość czy umiejętności wysławiania się.

Najczęściej jednak hostessy wybierane są na podstawie zdjęć, agencje wysyłają piękne zdjęcia z sesji do których grafik już dołożył swoje trzy grosze. Potem na evencie okazuje się, że kolor włosów już nie ten, albo długość, w międzyczasie pojawił się duży tatuaż na ramieniu i z wyretuszowaną postacią ze zdjęcia, osoba, którą widzimy ma niewiele wspólnego. Dlatego jeżeli już decydujemy się na ten sposób weryfikacji to prośmy o zdjęcia aktualne i naturalne np. z ostatnich wakacji.

Po czwarte wygląd i strój

Newralgicznym punktem podczas współpracy jest również strój, istnieje wiele agencji, które w swojej ofercie posiadają również opcję użyczenia sukienek, butów i dodatków, aby hostessy wyglądały identycznie na evencie. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla organizatora w sytuacji, gdy nie ma budżetu na kupowanie, czy szycie strojów. Jednak strój to tylko jeden z elementów wyglądu są jeszcze; fryzura, makijaż czy manicure. Dysponując budżetem, łatwo nam wykreować określony spójny wygląd, kiedy jednak borykamy się z jego brakiem takie przygotowanie spada na hostessy. No i tu wracamy do tematu komunikacji i interpretacji dla jednego makijaż wieczorowy to delikatne eleganckie podkreślenie oka, dla kogoś innego bardzo mocny makijaż całej twarzy. Można w łatwy sposób uniknąć nieporozumień dostarczając konkretne zdjęcia stylu makijażu, fryzur czy określając kolor paznokci. Dzięki temu będziemy mieli szansę na uzyskanie efektu spójności bliższego naszym oczekiwaniu lub oczekiwaniom klienta.

Po piąte supervisor

To osoba odgrywająca kluczową rolę szczególnie w sytuacji gdy zadania hostess na wydarzeniu są mocno rozbudowane i wymagające oraz jeśli zarządzamy dużą grupą. Taka osoba koordynuje pracę, pilnuje dyscypliny ale również udziela odpowiedzi na nurtujące pytania, zarządza przerwami w trakcie pracy i dba o bezpieczeństwo.

Pamiętajmy, że połowa nieporozumień w trakcie przygotowań do wydarzenia wynik z błędów w komunikacji, nadinterpretacji, niedopowiedzeń lub braku elementarnych informacji. To od organizatora zależy w jaki sposób poukłada sobie współpracę z podwykonawcami i jak dobrze ich zbriefuje, zmotywuje oraz będzie nadzorował ich pracę. Dlatego zamiast uskarżać się na zachowania hostess, może warto przyjrzeć się sobie, czy dołożyliśmy wszelkich starań, aby dobrze zaplanować tą współpracę.