Mężczyźni mają lepiej

Bez obaw nie o równouprawnieniu będzie tu mowa, ale o „przygotowaniu” do eventu z przymrużeniem oka 

Nie skłamię jeśli napiszę, że większość kobiet i mężczyzn chce wyglądać dobrze zarówno w pracy jak i na co dzień. To nasza naturalna potrzeba na drodze do akceptacji samego siebie. Prawdziwe jest stwierdzenie „tak się czujesz, jak wyglądasz”. Na evencie, który organizujesz również wyglądać musisz dobrze…

Wyobraźcie sobie 24 godziny na nogach albo i dłużej, dopinanie wszystkich elementów ma miejscu wydarzenia, czasem coś wyskoczy niespodziewanego (no w końcu to event tu ciągle coś nas zaskakuje), do tego stres. No cóż, a wieczorem goście eventowi, pachnący i wystrojenia no i my… kobiety – event managerki z sińcami pod oczami, makijażem zrobionym gdzieś na szybko i włosami, którym do ideału daleko. Po całonocnym montażu i całodziennych przygotowaniach raczej nie szukałabym podobieństwa do gwiazd z czerwonego dywanu, ale udawana kurtuazja w postaci słów otuchy „świetnie wyglądasz, w ogóle nie widać, że nie spałaś” jest dość urocza.

„Niger shower” raczej nas nie zadowala i potrzebujemy więcej niżeli 15 minut na wyszykowanie się (tu niestety zazdrość – mężczyźni mają lepiej). Dlatego poza całą naszą wspaniałą koordynacją eventową jest przed nami jedno niezwykle ważne wyzwanie, które dla męskiej grupy wykonującej ten zawód nie stanowi większego problemu, czyli bardzo precyzyjne zaplanowanie montażu, prób lub odpowiednie delegowanie zadań, aby znaleźć czas na możliwość powrotu do hotelu czy domu w celu zrobienia się na „bóstwo” 

Tak, tak drodzy panowie, wiem, że to dość prozaiczna sprawa, nawet powiedziałabym, że banalna a jednak jakże istotna.

Nie będę tu pisać o różnych sytuacjach hardcorowych jakie czasem mają miejsce, lub miejscach w których zdarza się nam szykować lub tylko doprowadzać do stanu „już nie straszę”. Nie chcę burzyć idealnego obrazu pracy event managera 

Dlatego drogie Panie, raz lepiej raz gorzej, ale jedno jest pewne możemy być z siebie dumne, tylko my z tak doskonałą precyzją i w tak krótkim czasie jesteśmy w stanie doprowadzić nasze włosy do porządku lub wykonywać makijaż jedną ręką, drugą zakładać sukienkę, a w międzyczasie rozmawiać przez telefon. Nie lada akrobacja? Dla nas jak widać możliwa 

Cechy idealnego event managera - Multitasking

Nie jest to nic odkrywczego jeżeli napiszę, że event manager ma do ogarnięcia naprawdę wiele. Właściwie to powinniśmy wyglądać jak Kali hinduska bogini czasu i śmierci – na obrazach może być przedstawiana z dużą ilością kończyn górnych od 2 do 1 000. Wyobrażacie sobie mieć np. 100 rąk… wow to by dopiero było coś 

Multitasking, to takie modne korporacyjne słowo, idealnie obrazuje to co powinien mieć dobry eventowiec. Ogarnianie kilku zadań w tym samym czasie i jeszcze do tego np. dla różnych projektów to nie lada wyzwanie. Pisząc o zadaniach mam na myśli takie rzeczy jak:

–       briefing fotografa

–       wybranie odpowiedniego uszlachetnienia papieru dla materiałów drukowanych

–       napisanie scenariusza

–       spotkanie z obiektem

–       wymyślenie i znalezienie gadżetu

–       weryfikacja menu od firmy cateringowej

–       podpisanie umowy z artystą

–       i wiele, wiele innych

Wyobraźmy sobie prostą konferencję prasową, na której współpracujemy np. z 10 podwykonawcami; obiekt, catering, fotograf, hostessy, drukarnia, grafik, scenograf, konferansjer, multimedia, oświetlenie, nagłośnienie. Współpraca z każdym z tych podwykonawców wiąże się z określoną ilością zadań do wykonania przez event managera zaczynając od pomysłu, briefingu czy spotkania, na umowie i rozliczeniu finansowym kończąc.

Zakładam, że średnio przy takie konferencji zadań w stosunku do jednego podwykonawcy może być między 5 a 15. Na potrzeby tego matematycznego ćwiczenia załóżmy 10. Nie liczę tu kompletnie komunikacji z klientem, własnym zespołem, tworzenia koncepcji, prezentacji czy innych dokumentów produkcji eventowej. Z moich kalkulacji wychodzi, ze mamy ok 100 zadań do wykonania przy takim jednym małym projekcie

Gdybyście w danym miesiącu mieli do zrealizowania 5 projektów, albo 1 bardzo duży, to może się zdarzyć, że będziecie realizować 500, 800 albo 1000 lub więcej zadań miesięcznie. Jeden miesiąc to 20 dni roboczych, do tego średnio 12 godzin pracy dziennie (no bo przecież nie 8) daje nam to 240 godzin, czyli 14 400 minut. Mając 1000 zadań do wykonania w miesiącu, na każde średnio możemy przeznaczyć ok. 14,5 minuty. Oczywiście niektóre czynności zajmą nam 5 – 15 minut, niektóre 2 – 3 godziny (np. spotkanie z obiektem i ustalenie szczegółów).

No ale dość tej matematyki, faktem jest, że sprawne zarządzanie projektem i dyscyplina to jest jedna z podstawowych umiejętności niezbędnych do tego, aby nie zwariować w tym zawodzie. Bo tak jak widzicie jest bardzo wiele elementów do skoordynowania i czasem te 12 godzin pracy dziennie to zdecydowanie za mało. Jeśli myślisz o pracy w eventach, postaraj się wyrobić nawyk planowania pracy lub własnego dnia, aby stało się to dla Ciebie czymś naturalnym.

Jak sądzisz, masz pierwszą cechę idealnego event managera?

Foto copywrith Vinoth Chandar’s