Wejdź do mojego Świata Eventów

Konfucjusz miał teorię, że kiedy wybiera się pracę, którą się kocha, to tak jakby, się nie przepracowało ani jednego dnia w swoim życiu. Jakby ktoś zapytał mnie 8 lat temu, czy jest jakaś praca którą kocham, bez wahania odpowiedziałabym organizacja eventów. To właśnie ta miłość pozwoliła na rozwinięcie się kolejnej – szkoleniowej – dzielę się swoją wiedzą, doświadczeniem i emocjami z osobami, które organizują lub chciałyby organizować eventy. Propaguję idee zarządzania projektem eventowym oraz myślenia o eventach w kategorii narzędzia komunikacji marki.

Kiedy ponad 5 lata temu zaczęła się moja przygoda ze szkoleniami zupełnie nie spodziewałam się, że tak dynamicznie będzie się ona rozwijać. Setki przeszkolonych osób, które dawały mi zawsze pozytywną energię i motywację przyczyniły się do tego, że właśnie dziś oddaję w Wasze ręce mój Świat Eventów - Platformę Edukacji Eventowej www.swiateventow.com.


Co robimy?


1. Prowadzimy praktyczne szkolenia dla event managerów.

•   Event Management Etap I - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

•   Event Management Etap II - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

•   Digital Event - social media i nowe technologie w eventach

•   Event Design - scenografia eventowa

•   Event Venue Management - zarządzanie obiektem eventowym

•   Organizacja imprez masowych

•   Sponsoring i jego znaczenie w event marketingu

•   Event jako narzędzie budowania zaangażowania i doświadczenia konsumenta z marką.

2. Piszemy bloga o evenatch

3. Prowadzimy Eventowe Biuro Karier, gdzie publikujemy aktualne ogłoszenia o pracę w branży eventowej.


4. Otworzyliśmy pierwszą w Polsce Księgarnię Eventową


A wszystko to robimy z pasji do eventów :)


Mam wielką nadzieję, że ta platforma edukacji eventowej będzie dla Was źródłem praktycznych wskazówek, inspiracji, a dla niektórych szansą na rozwinięcie skrzydeł w ekscytującym świecie eventowym.


To już ostatni post na tym blogu oficjalnie przenoszę go na http://swiateventow.com/pl/blog

Pozdrawiam ciepło i mam nadzieję do zobaczenia!

Dzień z życia event managera

Czy zastanawiałeś się kiedyś jak wygląda Twój dzień pracy? Czy jest wyjątkowy i inny od większości stanowisk marketingowych? No właśnie…

W ostatnim czasie miałam okazję odbyć spotkania z zakresu doradztwa zawodowego, zarówno z osobami poczatkującymi w branży, jak i tymi, które już pewne doświadczenie posiadają i kilka razy zadano mi  pytanie – „Jak wygląda dzień pracy event managera”. To takie oczywiste, ale powiem Wam, że nie jest łatwo odpowiedzieć na to pytanie osobie, która marzy o tym zawodzie. Z jednej strony nie chcesz jej wystraszyć, z drugiej rozczarować.

Niby praca jak każda inna, a jednak jest w niej coś, co pociąga ludzi. Jeden dzień to za mało, aby oddać jej charakter. To kilkutygodniowy lub kilkumiesięczny proces przygotowań do projektu pozwala zaprezentować na czym polega praca event managera.  

Żadne słowa nie opiszą emocji i euforii jaka towarzyszy kiedy wygra się przetarg, szczególnie jeśli wymagał on dużych nakładów pracy. A jeśli dodatkowo jarasz się tak bardzo jego efektem finalnym, że już nie możesz doczekać się jego realizacji to satysfakcja sięga zenitu. No i wreszcie masz to. Wszyscy się cieszą, a Ty przez jeden dzień jesteś „gwiazdą” agencji i zbierasz gratulacje. Jak to mówią w Mordorze jest „fejm”.

Co się dzieje jak emocje już opadną? W zależności od wielu czynników takich jak; budżet, czas na przygotowanie eventu, twoje indywidualne obłożenie eventowe masz większy lub mniejszy komfort pracy. Ale teraz musisz pokazać, że to, co przygotowałeś w teorii będzie świetne w praktyce.

Zaczynasz pierwszy etap pracy. Analizy, planowanie, tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań, tworzenie dokumentów eventu, scenariusze wstępne itp. Dla mnie jest to ulubiony etap – I faza zarządzania projektem eventowym.
Wielokrotnie nasze dni wyglądają tak, że bite 8 – 10 godzin siedzimy przed komputerem. Tworzymy dokumenty, klepiemy maile, dzwonimy i ustalamy szczegóły, jesteśmy na gorącej linii z klientem lub tworzymy statusy agencyjne.  To jest jedna strona medalu.

Jest też i druga, czyli główne wyobraźnie wielu na temat naszej pracy. Spotkania, kawusie, ploteczki, obiadki, wizje lokalne, czasem chodzenie po sklepach. Mówią, że to ta najprzyjemniejsza część projektu. Wtedy poznajemy wiele osób, jesteśmy w ciągłych rozjazdach, ale również dużo się przy tym uczymy.  Właśnie tak, wiele osób wyobraża sobie życie event managera. Patrząc z perspektywy 9 lat doświadczenia w organizacji różnego rodzaju wydarzeń uwierzcie mi, że uwielbiałam to życie  w ciągłym biegu. Kiedy jednak  przerobicie już kilkadziesiąt projektów, będziecie starali się wszystko zorganizować tak, aby ograniczyć spotkania poza biurem do minimum. Zobaczycie jak bardzo zjada Wam to czas, szczególnie kiedy będziecie realizowali kilka projektów jednocześnie.

Kolejna faza pracy to pomału zbliżający się stresik, ale taki przyjemny. Pożądana adrenalina, którą wszyscy kochamy. Dopinanie ostatnich kwestii z podwykonawcami, odprawa z klientem, finalne dokumenty montażu i scenariusze szczegółowe. Weryfikujemy czy wszystko mamy i jazda… zaczynamy montaż.

Nigdy nie zapomnę tego uczucia, kiedy nie mogłam się doczekać przyjazdu na montaż. Nocna pobudka, przejazd przez miasto do punktu docelowego, gdzie nie ma żywej duszy na ulicach i to magiczne poczucie wspólnego działania. Już za chwilę cała ekipa, którą zebrałeś do projektu, będzie wspólnie tworzyć dzieło, które rodziło się w Waszych głowach. Wreszcie zobaczycie efekt kilkutygodniowej lub nawet kilkumiesięcznej pracy na żywo. W eventach nie ma dubli, czy prób generalnych scenografii, jest tylko jeden strzał.  To sprawia, że kochamy ten zawód, a jeszcze bardziej się w nim zakochujemy, kiedy już to wszystko się dzieje. Amok… Życie zaczyna się dziać w innej rzeczywistości. Człowiek zapomina o wszystkim co go otacza i skupia się tylko na zadaniach i koordynacji, aby całe przygotowane show wypadło jak najlepiej. Są też emocje negatywne, ale o nich się szybko zapomina, gdy wydarzenie okazuje się sukcesem.

Jak to śpiewał Rysiek Riedel "W życiu piękne są tylko chwile"... Tak właśnie wspominam swoje najlepsze chwile i dni pracy w eventach oraz emocje, o których nigdy nie zapomnę. 

Event Management, a co to takiego?

Organizacja wydarzeń jest takim samym projektem jak produkcja butów czy budowa osiedla, i w takich kategoriach trzeba rozpatrywać jego przygotowanie. Czy w Polsce wiemy jak zarządza się projektami, a w szczególności eventowymi? 

Doświadczeni event managerowie czy producenci eventowi umieją zorganizować nawet najbardziej rozbudowane wydarzenie. Robią to od lat według swoich utartych schematów działań, ale czy zarządzają projektem? Wielu odpowie, że tak, ale pozostała część z pewnością dłużej się nad tym zastanowi.

Gdy mowa jest o zarządzaniu projektem, nie chodzi wcale o typowe podejście teoretyczne, o którym można przeczytać w książkach, ale raczej o dostosowanie teorii zarządzania projektowego do realiów realizacji eventowych. Jednakże zarządzanie projektem wymaga zmiany nastawienia, wysiłku włożonego w odpowiednie zaplanowanie, nie tylko działań ale i komunikacji w projekcie, która bywa często piętą achillesową organizatorów wydarzeń.

To, w czym pomóc nam może odpowiednie zarządzanie projektem eventowym, to między innymi zwiększenie kontroli nad realizowanymi działaniami zespołu, z którym pracujemy, usprawnienie komunikacji, a także znaczna oszczędność czasu. Pozornie poświęcony czas na zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, nauczenie się odpowiedniego programu, czy zapoznanie się z narzędziem ułatwiającym pracę, bądź też napisanie bardzo jasnego i konkretnego briefu dla podwykonawcy, czy nowego członka zespołu, pozwala nam zaoszczędzić kilka cennych godzin w trakcie realizacji projektu. To największe wyzwanie z jakim boryka się polski event manager. Złota zasada mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Co więc mogą zdziałać 2 godziny planowania?

Dla jednych tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań dla poszczególnych osób, planowanie działań w konkretnym czasie, tworzenie dokumentów określających hierarchię w zespole, przepływ komunikacji i zasady jest ulubioną częścią realizacji eventowej. Dla innych to nic innego jak czysta strata czasu. Wielu wychodzi z założenia, że wszystko przecież jest jasne i można to szybko przekazać podczas spotkania, krótkiego maila czy telefonu. Oczywiście, że można. Jednak wyobraźmy sobie pracę nad piętnastoma bardzo dużymi projektami eventowymi w jednym miesiącu. Bez odpowiedniego planu możemy mieć problem ze skupieniem się na każdym detalu przy każdym projekcie, a rozdysponowanie zadań, zadbanie o komunikację, kontrolę i czas stają się najcenniejsza wartością dla organizatora.

Od czego należy zacząć? 

1. Zmiana nastawienia do pracy to podstawa. Daj sobie czas na zaplanowanie i po prostu to zrób. Nie wystarczy , że wiesz jak masz to robić. Zacznij to robić.

2. Popracuj nad procesami komunikacji w twoim zespole, niech każdy wie, w jaki sposób ma przekazywać oraz tworzyć informacje.

3. Ustalaj priorytety działań, nie daj się ponieść emocjom, unikaj chaosu. Nowe pomysły są zawsze mile widziane, ale nie mogą zaburzać dotychczasowych działań.

4. Korzystaj z dostępnych narzędzi ułatwiających pracę, jak np programy do zarządzania projektem, czy platformy zakupu usług konferencyjno-eventowych. Zapoznanie się z ich obsługą może wymagać czasu, ale jak już wiesz, poświęcony czas nie idzie w las, a jedynie daje Ci dodatkowe godziny.

Do odpowiedniego i umiejętnego zarządzania projektem trzeba mentalnie dojrzeć. Jedni się z tym rodzą, inni muszą uświadamić to sobie z czasem. Ważne jest, aby nie zamykać się na utarte schematy działań. Dewiza "Think outside the box" idealnie tu pasuje. To, że dotychczas robiliśmy coś w konkretny sposób nie znaczy, że nie można spróbować czegoś innego, co mogłoby usprawnić naszą pracę.
To jak oswajanie się z nowym telefonem czy komputerem. Na początku jego funkcjonalności wydają nam się bardzo skomplikowane, a z biegiem czasu synchronizacja wszystkich urządzeń i dostępnych funkcji staje się czymś, co ułatwia nam życie, oszczędza czas i nie wyobrażamy sobie bez nich codziennego funkcjonowania.

Tekst napisany dla platformy meeting.pl

Dzień dobry, zapraszamy...dziewczyny na "froncie" eventowym

Kto jako pierwszy wita uczestników eventu? W większości przypadków na pierwszej linii "ognia" znajduje się właśnie hostessa. Dlatego niezwykle ważne jest, by już od samego początku odzwierciedlała wysoki poziom, oraz określony charakter wydarzenia.

Hostessy na evencie jak wielu organizatorów przyznaje są piętą achillesową. Dzieje się tak z dwóch powodów. Za jeden odpowiedzialny jest organizator, a za drugi sama hostessa.  Z  rozmów przeprowadzonych zarówno z hostessami jak i agencjami wynajmującymi dziewczyny do pracy na eventach, bardzo często wynika, że organizatorzy bagatelizują element jakim jest obsługa gości wydarzenia prowadzona przez hostessy. Dziewczyny pracujące na eventach są jednym z podwykonawców organizatora i powinny być tak samo solidnie zbriefowane, jak ekipa cateringowa, czy firma zajmująca się multimediami.

Organizator pochłonięty przygotowaniami do wydarzenia i znający każdy jego detal, często nie zauważa, iż nie każdy ma tak szeroką wiedzę na temat scenariusza czy harmonogramu działań. Brak pełnej komunikacji, określenia oczekiwań, newralgicznych punktów czy zagrożeń wielokrotnie doprowadza do niewielkiego zaangażowania hostess lub nieprawidłowego ich zachowania. Oczywiście musimy pamiętać, że każda hostessa jest inna - możemy spotkać bardzo solidne i chętne do pracy dziewczyny, jak i takie, które uważają, że wygląd to jedyne wymagania, które powinny spełniać. Organizatora w tym głowa jakie dziewczyny zaangażuje do eventu oraz jak zmotywuje je do pracy. Złotego środka oczywiście nie ma, ale jest kilka zasad, którymi można się kierować podczas planowania tego, jakże ważnego elementu wydarzenia.

Po pierwsze rola hostessy

To organizator powinien odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest rola hostessy na evencie oraz czego od tej roli oczekuje - zarówno on jak i klient, przed którym odpowiada.  Tu pojawia się pierwszy problem, brak doprecyzowania oczekiwań klienta. Przykładem mogą być wszelkiego rodzaju akcje lato, podczas których hostessy lub animatorki mają do zapamiętania z reguły do pięciu podstawowych komunikatów - tak przynajmniej często zakłada organizator. A co jeśli Klient wyobraża sobie, że hostessa będzie pewnego rodzaju "ambasadorem" o określonym wyglądzie pasującym do jego wyobrażenia i oczekiwań. Te kwestie powinny zostać uszczegółowione już na początkowym etapie rozmów,  gdyż wpływają one na stawki hostess i wymuszają większy nakład pracy przy poszukiwaniach odpowiednich kandydatek oraz szkoleniach.

Po drugie brief

Należy spisać dokument uwzględniający wszystkie oczekiwania względem hostess. W nim powinny znaleźć się takie informacje jak: planowany styl ubioru, makijaż czy fryzura - nie chcemy, aby zaskoczyła nas sytuacja, że zbyt skąpa sukienka może być problemem dla jednej z wybranych kandydatek. Dobrze przygotowany brief pozwoli przede wszystkim agencji hostess zaproponować odpowiednie kandydatki do danego wydarzenia.

Idealnym rozwiązaniem jest oczywiście posiadanie grupy sprawdzonych hostess, z którymi pracujemy na stałe, jednak brak wolnych terminów i mnogość wydarzeń może nam pokrzyżować idealny plan. Niezależnie od tego czy mamy stałą ekipę hostess czy nie, pod każde wydarzenie powinien być przygotowywany brief, określający reguły pracy, dokładny opis wydarzenia i przypisane role do każdej osoby w poszczególnych etapach wydarzenia, jak również zakazane zachowania. Dzięki temu każda ze stron ma jasność na jakich zasadach pracujemy, nie ma niedomówień i zwrotów typu „a ja myślałam, że…” Dodatkowo w takim dokumencie powinny się znaleźć potencjalne sytuacje zagrożenia, czyli informacja o tym, co nieprzyjemnego może się wydarzyć i jak w tych sytuacjach należy się zachować.

Po trzeci casting

To jest dopiero czas na weryfikację zaproponowanych kandydatek. Wymaga on oczywiście poświęcenia cennego czasu organizatora, ale jest to jeden z najważniejszych elementów, dzięki którym unikniemy późniejszego rozczarowania na wydarzeniu. Podczas castingu możemy określić charyzmę, podejście do pracy, śmiałość czy umiejętności wysławiania się.

Najczęściej jednak hostessy wybierane są na podstawie zdjęć, agencje wysyłają piękne zdjęcia z sesji do których grafik już dołożył swoje trzy grosze. Potem na evencie okazuje się, że kolor włosów już nie ten, albo długość, w międzyczasie pojawił się duży tatuaż na ramieniu i z wyretuszowaną postacią ze zdjęcia, osoba, którą widzimy ma niewiele wspólnego. Dlatego jeżeli już decydujemy się na ten sposób weryfikacji to prośmy o zdjęcia aktualne i naturalne np. z ostatnich wakacji.

Po czwarte wygląd i strój

Newralgicznym punktem podczas współpracy jest również strój, istnieje wiele agencji, które w swojej ofercie posiadają również opcję użyczenia sukienek, butów i dodatków, aby hostessy wyglądały identycznie na evencie. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla organizatora w sytuacji, gdy nie ma budżetu na kupowanie, czy szycie strojów. Jednak strój to tylko jeden z elementów wyglądu są jeszcze; fryzura, makijaż czy manicure. Dysponując budżetem, łatwo nam wykreować określony spójny wygląd, kiedy jednak borykamy się z jego brakiem takie przygotowanie spada na hostessy. No i tu wracamy do tematu komunikacji i interpretacji dla jednego makijaż wieczorowy to delikatne eleganckie podkreślenie oka, dla kogoś innego bardzo mocny makijaż całej twarzy. Można w łatwy sposób uniknąć nieporozumień dostarczając konkretne zdjęcia stylu makijażu, fryzur czy określając kolor paznokci. Dzięki temu będziemy mieli szansę na uzyskanie efektu spójności bliższego naszym oczekiwaniu lub oczekiwaniom klienta.

Po piąte supervisor

To osoba odgrywająca kluczową rolę szczególnie w sytuacji gdy zadania hostess na wydarzeniu są mocno rozbudowane i wymagające oraz jeśli zarządzamy dużą grupą. Taka osoba koordynuje pracę, pilnuje dyscypliny ale również udziela odpowiedzi na nurtujące pytania, zarządza przerwami w trakcie pracy i dba o bezpieczeństwo.

Pamiętajmy, że połowa nieporozumień w trakcie przygotowań do wydarzenia wynik z błędów w komunikacji, nadinterpretacji, niedopowiedzeń lub braku elementarnych informacji. To od organizatora zależy w jaki sposób poukłada sobie współpracę z podwykonawcami i jak dobrze ich zbriefuje, zmotywuje oraz będzie nadzorował ich pracę. Dlatego zamiast uskarżać się na zachowania hostess, może warto przyjrzeć się sobie, czy dołożyliśmy wszelkich starań, aby dobrze zaplanować tą współpracę.

Let the show begin...

Quentin Tarantino twierdzi, że wszystko co najlepsze zostało już napisane i jedyne co pozostaje współczesnemu twórcy to czerpanie z najlepszych wzorców.

Podążając za tą radą, punktem wyjścia do budowania scenariusza eventowego powinna być analiza już dostępnych schematów oraz wzbogacanie ich o elementy wykorzystywane np. w scenariuszach filmowych.

Zasada 3 aktów, budowanie napięcia w oparciu o formę “łuku” czy tworzenie punktów zwrotnych, może stać się niezwykłą inspiracją dla event managerów. Dzięki wykorzystaniu niektórych zasad, można w odpowiedni sposób wzbudzać zainteresowanie uczestników, sterować spadającym napięciem, pojawiającym się znudzeniem i wywołać efekt “wow” poprzez totalne zaskoczenie.

Dobrze zaplanowany scenariusz to nie tylko kolejno ułożone elementy występujące na evencie. To zadbanie o dynamikę czy utrzymanie odpowiednich emocji w trakcie wydarzenia. Planowanie przebiegu eventu powinno być poprzedzone analizą potencjalnych zachowań i reakcji uczestników. Tutaj event manager musi się wykazać podstawową znajomością psychologii społecznej, a dokładnie ludzkiej psychiki.

Pojawiając się na różnego rodzaju wydarzeniach w roli gościa, miałam okazję być świadkiem wielu sytuacji, w których błędnie zaplanowany scenariusz miał wpływ na postrzeganie wydarzenia/organizatora/zleceniodawcy. Na jednym z eventów kazano uczestnikom czekać godzinę zanim nastąpiło oficjalne rozpoczęcie – w tym czasie nie serwowano żadnych napojów czy przekąsek – co poskutkowało odpowiednimi komentarzami i lekkim poirytowaniem gości.
Innym razem uczestniczyłam w imprezie, na której trzeba było czekać dwie godziny na rozpoczęcie gali i rozdanie nagród. Jako, że wydarzenie miało miejsce w centrum miasta i do tego w piątek, a oczekiwanie umilał gościom open bar, okazało się, że wiele osób już lekko „wprawionych” wyszło z wydarzenia przed cześcią oficjalną, aby resztę wieczoru spędzić w pobliskich klubach.
Złe zaplanowanie występów artystycznych sprawiło, iż na jednym z kolejnych, odwiedzonych przeze mnie wydarzeń artysta, grający muzykę wymagającą pełnego skupienia rzucił nutami w połowie koncertu. To wszystko dlatego, że przed nim grał o wiele bardziej dynamiczny muzyk, który rozgrzał widownię, a ta wcale nie chciała już siedzieć na swoich miejscach w celu wysłuchania znacznie spokojniejszych brzmień.

Jak widzicie moi drodzy, nie jest łatwo z tymi scenariuszami, a przykłady podobnych sytuacji mogłabym przytaczać godzinami. Mam oczywiście swoje przemyślenia na ten temat, a właściwie pewne wskazówki, którymi chciałabym się z Wami podzielić.

Po pierwsze, zastanówcie się jakie są oczekiwania Waszych gości względem wydarzenia – w jakim celu na nie przychodzą?

Po drugie, jak już poznacie ich główne cele będziecie wiedzieć na jaki moment w trakcie wydarzenia czekają, a jaki jest dla nich najmniej interesujący

Po trzecie, moment ważny dla Was, a właściwie dla Waszego klienta wymaga skupienia uwagi – zastanówcie się jak wyeliminować czynniki ją rozpraszające

Po czwarte, zastanówcie się nad specyfiką poszczególnych artystów czy prelegentów pojawiających się w trakcie wydarzenia. Dopasujcie wystąpienia pod kątem charyzmy mówcy i dynamiki prezentacji

Po piąte, kontrolujcie moment spadku koncentracji np. po jedzeniu zaplanujcie coś co podniesie emocje gości

Po szóste, nie kumulujcie atrakcji w jednym momencie wydarzenia – przeplatajcie je, aby sterować zainteresowaniem – będzie to zdecydowanie atrakcyjniejsze dla uczestników

Po siódme, zaskoczcie swoich gości, pobudźcie ich zmysły, zaplanujcie coś, czego się nie spodziewają – a jeszcze długo będą o tym mówić…

Zainteresowanych tematyką budowania scenariuszy zachęcam do poczytania materiałów na temat zasad tworzenia scenariuszy filmowych. Jest to kopalnia wiedzy, z której można czerapć pomysły do wykorzystania przy realizacjach eventowych.
Tym, którzy nie oglądali, polecam film „Zaginiona dziewczyna”, gdzie odczucia względem głównych bohaterów są rewelacyjnie utrzymywane i zmieniane w trakcie filmu. To świetny przykład kontrolowania emocji widza.
Tym natomiast, którzy jeszcze nie byli, polecam wizytę w London Dungeon – interaktywnym muzeum krwawych wydarzeń historycznych. Być może wyreżyserowane elementy zaskoczenia i wykorzystane technologie staną się dla Was inspiracją – dla mnie zdecydowanie takową są.