Dzień z życia event managera

Czy zastanawiałeś się kiedyś jak wygląda Twój dzień pracy? Czy jest wyjątkowy i inny od większości stanowisk marketingowych? No właśnie…

W ostatnim czasie miałam okazję odbyć spotkania z zakresu doradztwa zawodowego, zarówno z osobami poczatkującymi w branży, jak i tymi, które już pewne doświadczenie posiadają i kilka razy zadano mi  pytanie – „Jak wygląda dzień pracy event managera”. To takie oczywiste, ale powiem Wam, że nie jest łatwo odpowiedzieć na to pytanie osobie, która marzy o tym zawodzie. Z jednej strony nie chcesz jej wystraszyć, z drugiej rozczarować.

Niby praca jak każda inna, a jednak jest w niej coś, co pociąga ludzi. Jeden dzień to za mało, aby oddać jej charakter. To kilkutygodniowy lub kilkumiesięczny proces przygotowań do projektu pozwala zaprezentować na czym polega praca event managera.  

Żadne słowa nie opiszą emocji i euforii jaka towarzyszy kiedy wygra się przetarg, szczególnie jeśli wymagał on dużych nakładów pracy. A jeśli dodatkowo jarasz się tak bardzo jego efektem finalnym, że już nie możesz doczekać się jego realizacji to satysfakcja sięga zenitu. No i wreszcie masz to. Wszyscy się cieszą, a Ty przez jeden dzień jesteś „gwiazdą” agencji i zbierasz gratulacje. Jak to mówią w Mordorze jest „fejm”.

Co się dzieje jak emocje już opadną? W zależności od wielu czynników takich jak; budżet, czas na przygotowanie eventu, twoje indywidualne obłożenie eventowe masz większy lub mniejszy komfort pracy. Ale teraz musisz pokazać, że to, co przygotowałeś w teorii będzie świetne w praktyce.

Zaczynasz pierwszy etap pracy. Analizy, planowanie, tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań, tworzenie dokumentów eventu, scenariusze wstępne itp. Dla mnie jest to ulubiony etap – I faza zarządzania projektem eventowym.
Wielokrotnie nasze dni wyglądają tak, że bite 8 – 10 godzin siedzimy przed komputerem. Tworzymy dokumenty, klepiemy maile, dzwonimy i ustalamy szczegóły, jesteśmy na gorącej linii z klientem lub tworzymy statusy agencyjne.  To jest jedna strona medalu.

Jest też i druga, czyli główne wyobraźnie wielu na temat naszej pracy. Spotkania, kawusie, ploteczki, obiadki, wizje lokalne, czasem chodzenie po sklepach. Mówią, że to ta najprzyjemniejsza część projektu. Wtedy poznajemy wiele osób, jesteśmy w ciągłych rozjazdach, ale również dużo się przy tym uczymy.  Właśnie tak, wiele osób wyobraża sobie życie event managera. Patrząc z perspektywy 9 lat doświadczenia w organizacji różnego rodzaju wydarzeń uwierzcie mi, że uwielbiałam to życie  w ciągłym biegu. Kiedy jednak  przerobicie już kilkadziesiąt projektów, będziecie starali się wszystko zorganizować tak, aby ograniczyć spotkania poza biurem do minimum. Zobaczycie jak bardzo zjada Wam to czas, szczególnie kiedy będziecie realizowali kilka projektów jednocześnie.

Kolejna faza pracy to pomału zbliżający się stresik, ale taki przyjemny. Pożądana adrenalina, którą wszyscy kochamy. Dopinanie ostatnich kwestii z podwykonawcami, odprawa z klientem, finalne dokumenty montażu i scenariusze szczegółowe. Weryfikujemy czy wszystko mamy i jazda… zaczynamy montaż.

Nigdy nie zapomnę tego uczucia, kiedy nie mogłam się doczekać przyjazdu na montaż. Nocna pobudka, przejazd przez miasto do punktu docelowego, gdzie nie ma żywej duszy na ulicach i to magiczne poczucie wspólnego działania. Już za chwilę cała ekipa, którą zebrałeś do projektu, będzie wspólnie tworzyć dzieło, które rodziło się w Waszych głowach. Wreszcie zobaczycie efekt kilkutygodniowej lub nawet kilkumiesięcznej pracy na żywo. W eventach nie ma dubli, czy prób generalnych scenografii, jest tylko jeden strzał.  To sprawia, że kochamy ten zawód, a jeszcze bardziej się w nim zakochujemy, kiedy już to wszystko się dzieje. Amok… Życie zaczyna się dziać w innej rzeczywistości. Człowiek zapomina o wszystkim co go otacza i skupia się tylko na zadaniach i koordynacji, aby całe przygotowane show wypadło jak najlepiej. Są też emocje negatywne, ale o nich się szybko zapomina, gdy wydarzenie okazuje się sukcesem.

Jak to śpiewał Rysiek Riedel "W życiu piękne są tylko chwile"... Tak właśnie wspominam swoje najlepsze chwile i dni pracy w eventach oraz emocje, o których nigdy nie zapomnę. 

Event Management, a co to takiego?

Organizacja wydarzeń jest takim samym projektem jak produkcja butów czy budowa osiedla, i w takich kategoriach trzeba rozpatrywać jego przygotowanie. Czy w Polsce wiemy jak zarządza się projektami, a w szczególności eventowymi? 

Doświadczeni event managerowie czy producenci eventowi umieją zorganizować nawet najbardziej rozbudowane wydarzenie. Robią to od lat według swoich utartych schematów działań, ale czy zarządzają projektem? Wielu odpowie, że tak, ale pozostała część z pewnością dłużej się nad tym zastanowi.

Gdy mowa jest o zarządzaniu projektem, nie chodzi wcale o typowe podejście teoretyczne, o którym można przeczytać w książkach, ale raczej o dostosowanie teorii zarządzania projektowego do realiów realizacji eventowych. Jednakże zarządzanie projektem wymaga zmiany nastawienia, wysiłku włożonego w odpowiednie zaplanowanie, nie tylko działań ale i komunikacji w projekcie, która bywa często piętą achillesową organizatorów wydarzeń.

To, w czym pomóc nam może odpowiednie zarządzanie projektem eventowym, to między innymi zwiększenie kontroli nad realizowanymi działaniami zespołu, z którym pracujemy, usprawnienie komunikacji, a także znaczna oszczędność czasu. Pozornie poświęcony czas na zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, nauczenie się odpowiedniego programu, czy zapoznanie się z narzędziem ułatwiającym pracę, bądź też napisanie bardzo jasnego i konkretnego briefu dla podwykonawcy, czy nowego członka zespołu, pozwala nam zaoszczędzić kilka cennych godzin w trakcie realizacji projektu. To największe wyzwanie z jakim boryka się polski event manager. Złota zasada mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Co więc mogą zdziałać 2 godziny planowania?

Dla jednych tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań dla poszczególnych osób, planowanie działań w konkretnym czasie, tworzenie dokumentów określających hierarchię w zespole, przepływ komunikacji i zasady jest ulubioną częścią realizacji eventowej. Dla innych to nic innego jak czysta strata czasu. Wielu wychodzi z założenia, że wszystko przecież jest jasne i można to szybko przekazać podczas spotkania, krótkiego maila czy telefonu. Oczywiście, że można. Jednak wyobraźmy sobie pracę nad piętnastoma bardzo dużymi projektami eventowymi w jednym miesiącu. Bez odpowiedniego planu możemy mieć problem ze skupieniem się na każdym detalu przy każdym projekcie, a rozdysponowanie zadań, zadbanie o komunikację, kontrolę i czas stają się najcenniejsza wartością dla organizatora.

Od czego należy zacząć? 

1. Zmiana nastawienia do pracy to podstawa. Daj sobie czas na zaplanowanie i po prostu to zrób. Nie wystarczy , że wiesz jak masz to robić. Zacznij to robić.

2. Popracuj nad procesami komunikacji w twoim zespole, niech każdy wie, w jaki sposób ma przekazywać oraz tworzyć informacje.

3. Ustalaj priorytety działań, nie daj się ponieść emocjom, unikaj chaosu. Nowe pomysły są zawsze mile widziane, ale nie mogą zaburzać dotychczasowych działań.

4. Korzystaj z dostępnych narzędzi ułatwiających pracę, jak np programy do zarządzania projektem, czy platformy zakupu usług konferencyjno-eventowych. Zapoznanie się z ich obsługą może wymagać czasu, ale jak już wiesz, poświęcony czas nie idzie w las, a jedynie daje Ci dodatkowe godziny.

Do odpowiedniego i umiejętnego zarządzania projektem trzeba mentalnie dojrzeć. Jedni się z tym rodzą, inni muszą uświadamić to sobie z czasem. Ważne jest, aby nie zamykać się na utarte schematy działań. Dewiza "Think outside the box" idealnie tu pasuje. To, że dotychczas robiliśmy coś w konkretny sposób nie znaczy, że nie można spróbować czegoś innego, co mogłoby usprawnić naszą pracę.
To jak oswajanie się z nowym telefonem czy komputerem. Na początku jego funkcjonalności wydają nam się bardzo skomplikowane, a z biegiem czasu synchronizacja wszystkich urządzeń i dostępnych funkcji staje się czymś, co ułatwia nam życie, oszczędza czas i nie wyobrażamy sobie bez nich codziennego funkcjonowania.

Tekst napisany dla platformy meeting.pl

Dzień dobry, zapraszamy...dziewczyny na "froncie" eventowym

Kto jako pierwszy wita uczestników eventu? W większości przypadków na pierwszej linii "ognia" znajduje się właśnie hostessa. Dlatego niezwykle ważne jest, by już od samego początku odzwierciedlała wysoki poziom, oraz określony charakter wydarzenia.

Hostessy na evencie jak wielu organizatorów przyznaje są piętą achillesową. Dzieje się tak z dwóch powodów. Za jeden odpowiedzialny jest organizator, a za drugi sama hostessa.  Z  rozmów przeprowadzonych zarówno z hostessami jak i agencjami wynajmującymi dziewczyny do pracy na eventach, bardzo często wynika, że organizatorzy bagatelizują element jakim jest obsługa gości wydarzenia prowadzona przez hostessy. Dziewczyny pracujące na eventach są jednym z podwykonawców organizatora i powinny być tak samo solidnie zbriefowane, jak ekipa cateringowa, czy firma zajmująca się multimediami.

Organizator pochłonięty przygotowaniami do wydarzenia i znający każdy jego detal, często nie zauważa, iż nie każdy ma tak szeroką wiedzę na temat scenariusza czy harmonogramu działań. Brak pełnej komunikacji, określenia oczekiwań, newralgicznych punktów czy zagrożeń wielokrotnie doprowadza do niewielkiego zaangażowania hostess lub nieprawidłowego ich zachowania. Oczywiście musimy pamiętać, że każda hostessa jest inna - możemy spotkać bardzo solidne i chętne do pracy dziewczyny, jak i takie, które uważają, że wygląd to jedyne wymagania, które powinny spełniać. Organizatora w tym głowa jakie dziewczyny zaangażuje do eventu oraz jak zmotywuje je do pracy. Złotego środka oczywiście nie ma, ale jest kilka zasad, którymi można się kierować podczas planowania tego, jakże ważnego elementu wydarzenia.

Po pierwsze rola hostessy

To organizator powinien odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest rola hostessy na evencie oraz czego od tej roli oczekuje - zarówno on jak i klient, przed którym odpowiada.  Tu pojawia się pierwszy problem, brak doprecyzowania oczekiwań klienta. Przykładem mogą być wszelkiego rodzaju akcje lato, podczas których hostessy lub animatorki mają do zapamiętania z reguły do pięciu podstawowych komunikatów - tak przynajmniej często zakłada organizator. A co jeśli Klient wyobraża sobie, że hostessa będzie pewnego rodzaju "ambasadorem" o określonym wyglądzie pasującym do jego wyobrażenia i oczekiwań. Te kwestie powinny zostać uszczegółowione już na początkowym etapie rozmów,  gdyż wpływają one na stawki hostess i wymuszają większy nakład pracy przy poszukiwaniach odpowiednich kandydatek oraz szkoleniach.

Po drugie brief

Należy spisać dokument uwzględniający wszystkie oczekiwania względem hostess. W nim powinny znaleźć się takie informacje jak: planowany styl ubioru, makijaż czy fryzura - nie chcemy, aby zaskoczyła nas sytuacja, że zbyt skąpa sukienka może być problemem dla jednej z wybranych kandydatek. Dobrze przygotowany brief pozwoli przede wszystkim agencji hostess zaproponować odpowiednie kandydatki do danego wydarzenia.

Idealnym rozwiązaniem jest oczywiście posiadanie grupy sprawdzonych hostess, z którymi pracujemy na stałe, jednak brak wolnych terminów i mnogość wydarzeń może nam pokrzyżować idealny plan. Niezależnie od tego czy mamy stałą ekipę hostess czy nie, pod każde wydarzenie powinien być przygotowywany brief, określający reguły pracy, dokładny opis wydarzenia i przypisane role do każdej osoby w poszczególnych etapach wydarzenia, jak również zakazane zachowania. Dzięki temu każda ze stron ma jasność na jakich zasadach pracujemy, nie ma niedomówień i zwrotów typu „a ja myślałam, że…” Dodatkowo w takim dokumencie powinny się znaleźć potencjalne sytuacje zagrożenia, czyli informacja o tym, co nieprzyjemnego może się wydarzyć i jak w tych sytuacjach należy się zachować.

Po trzeci casting

To jest dopiero czas na weryfikację zaproponowanych kandydatek. Wymaga on oczywiście poświęcenia cennego czasu organizatora, ale jest to jeden z najważniejszych elementów, dzięki którym unikniemy późniejszego rozczarowania na wydarzeniu. Podczas castingu możemy określić charyzmę, podejście do pracy, śmiałość czy umiejętności wysławiania się.

Najczęściej jednak hostessy wybierane są na podstawie zdjęć, agencje wysyłają piękne zdjęcia z sesji do których grafik już dołożył swoje trzy grosze. Potem na evencie okazuje się, że kolor włosów już nie ten, albo długość, w międzyczasie pojawił się duży tatuaż na ramieniu i z wyretuszowaną postacią ze zdjęcia, osoba, którą widzimy ma niewiele wspólnego. Dlatego jeżeli już decydujemy się na ten sposób weryfikacji to prośmy o zdjęcia aktualne i naturalne np. z ostatnich wakacji.

Po czwarte wygląd i strój

Newralgicznym punktem podczas współpracy jest również strój, istnieje wiele agencji, które w swojej ofercie posiadają również opcję użyczenia sukienek, butów i dodatków, aby hostessy wyglądały identycznie na evencie. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla organizatora w sytuacji, gdy nie ma budżetu na kupowanie, czy szycie strojów. Jednak strój to tylko jeden z elementów wyglądu są jeszcze; fryzura, makijaż czy manicure. Dysponując budżetem, łatwo nam wykreować określony spójny wygląd, kiedy jednak borykamy się z jego brakiem takie przygotowanie spada na hostessy. No i tu wracamy do tematu komunikacji i interpretacji dla jednego makijaż wieczorowy to delikatne eleganckie podkreślenie oka, dla kogoś innego bardzo mocny makijaż całej twarzy. Można w łatwy sposób uniknąć nieporozumień dostarczając konkretne zdjęcia stylu makijażu, fryzur czy określając kolor paznokci. Dzięki temu będziemy mieli szansę na uzyskanie efektu spójności bliższego naszym oczekiwaniu lub oczekiwaniom klienta.

Po piąte supervisor

To osoba odgrywająca kluczową rolę szczególnie w sytuacji gdy zadania hostess na wydarzeniu są mocno rozbudowane i wymagające oraz jeśli zarządzamy dużą grupą. Taka osoba koordynuje pracę, pilnuje dyscypliny ale również udziela odpowiedzi na nurtujące pytania, zarządza przerwami w trakcie pracy i dba o bezpieczeństwo.

Pamiętajmy, że połowa nieporozumień w trakcie przygotowań do wydarzenia wynik z błędów w komunikacji, nadinterpretacji, niedopowiedzeń lub braku elementarnych informacji. To od organizatora zależy w jaki sposób poukłada sobie współpracę z podwykonawcami i jak dobrze ich zbriefuje, zmotywuje oraz będzie nadzorował ich pracę. Dlatego zamiast uskarżać się na zachowania hostess, może warto przyjrzeć się sobie, czy dołożyliśmy wszelkich starań, aby dobrze zaplanować tą współpracę.

Let the show begin...

Quentin Tarantino twierdzi, że wszystko co najlepsze zostało już napisane i jedyne co pozostaje współczesnemu twórcy to czerpanie z najlepszych wzorców.

Podążając za tą radą, punktem wyjścia do budowania scenariusza eventowego powinna być analiza już dostępnych schematów oraz wzbogacanie ich o elementy wykorzystywane np. w scenariuszach filmowych.

Zasada 3 aktów, budowanie napięcia w oparciu o formę “łuku” czy tworzenie punktów zwrotnych, może stać się niezwykłą inspiracją dla event managerów. Dzięki wykorzystaniu niektórych zasad, można w odpowiedni sposób wzbudzać zainteresowanie uczestników, sterować spadającym napięciem, pojawiającym się znudzeniem i wywołać efekt “wow” poprzez totalne zaskoczenie.

Dobrze zaplanowany scenariusz to nie tylko kolejno ułożone elementy występujące na evencie. To zadbanie o dynamikę czy utrzymanie odpowiednich emocji w trakcie wydarzenia. Planowanie przebiegu eventu powinno być poprzedzone analizą potencjalnych zachowań i reakcji uczestników. Tutaj event manager musi się wykazać podstawową znajomością psychologii społecznej, a dokładnie ludzkiej psychiki.

Pojawiając się na różnego rodzaju wydarzeniach w roli gościa, miałam okazję być świadkiem wielu sytuacji, w których błędnie zaplanowany scenariusz miał wpływ na postrzeganie wydarzenia/organizatora/zleceniodawcy. Na jednym z eventów kazano uczestnikom czekać godzinę zanim nastąpiło oficjalne rozpoczęcie – w tym czasie nie serwowano żadnych napojów czy przekąsek – co poskutkowało odpowiednimi komentarzami i lekkim poirytowaniem gości.
Innym razem uczestniczyłam w imprezie, na której trzeba było czekać dwie godziny na rozpoczęcie gali i rozdanie nagród. Jako, że wydarzenie miało miejsce w centrum miasta i do tego w piątek, a oczekiwanie umilał gościom open bar, okazało się, że wiele osób już lekko „wprawionych” wyszło z wydarzenia przed cześcią oficjalną, aby resztę wieczoru spędzić w pobliskich klubach.
Złe zaplanowanie występów artystycznych sprawiło, iż na jednym z kolejnych, odwiedzonych przeze mnie wydarzeń artysta, grający muzykę wymagającą pełnego skupienia rzucił nutami w połowie koncertu. To wszystko dlatego, że przed nim grał o wiele bardziej dynamiczny muzyk, który rozgrzał widownię, a ta wcale nie chciała już siedzieć na swoich miejscach w celu wysłuchania znacznie spokojniejszych brzmień.

Jak widzicie moi drodzy, nie jest łatwo z tymi scenariuszami, a przykłady podobnych sytuacji mogłabym przytaczać godzinami. Mam oczywiście swoje przemyślenia na ten temat, a właściwie pewne wskazówki, którymi chciałabym się z Wami podzielić.

Po pierwsze, zastanówcie się jakie są oczekiwania Waszych gości względem wydarzenia – w jakim celu na nie przychodzą?

Po drugie, jak już poznacie ich główne cele będziecie wiedzieć na jaki moment w trakcie wydarzenia czekają, a jaki jest dla nich najmniej interesujący

Po trzecie, moment ważny dla Was, a właściwie dla Waszego klienta wymaga skupienia uwagi – zastanówcie się jak wyeliminować czynniki ją rozpraszające

Po czwarte, zastanówcie się nad specyfiką poszczególnych artystów czy prelegentów pojawiających się w trakcie wydarzenia. Dopasujcie wystąpienia pod kątem charyzmy mówcy i dynamiki prezentacji

Po piąte, kontrolujcie moment spadku koncentracji np. po jedzeniu zaplanujcie coś co podniesie emocje gości

Po szóste, nie kumulujcie atrakcji w jednym momencie wydarzenia – przeplatajcie je, aby sterować zainteresowaniem – będzie to zdecydowanie atrakcyjniejsze dla uczestników

Po siódme, zaskoczcie swoich gości, pobudźcie ich zmysły, zaplanujcie coś, czego się nie spodziewają – a jeszcze długo będą o tym mówić…

Zainteresowanych tematyką budowania scenariuszy zachęcam do poczytania materiałów na temat zasad tworzenia scenariuszy filmowych. Jest to kopalnia wiedzy, z której można czerapć pomysły do wykorzystania przy realizacjach eventowych.
Tym, którzy nie oglądali, polecam film „Zaginiona dziewczyna”, gdzie odczucia względem głównych bohaterów są rewelacyjnie utrzymywane i zmieniane w trakcie filmu. To świetny przykład kontrolowania emocji widza.
Tym natomiast, którzy jeszcze nie byli, polecam wizytę w London Dungeon – interaktywnym muzeum krwawych wydarzeń historycznych. Być może wyreżyserowane elementy zaskoczenia i wykorzystane technologie staną się dla Was inspiracją – dla mnie zdecydowanie takową są.

Nie sprzedajemy odkurzaczy

„Jedyną rzeczą, jaka stoi pomiędzy Tobą a Twoim celem jest stek bzdur, które sam sobie powtarzasz, dlatego nie uda Ci się go osiągnąć” trudno się nie zgodzić z Jordanem Belfortem, w końcu jest jednym z najlepszych trenerów sprzedaży na świecie.

Nie odkryję przed Wami skarbów wiedzy sprzedażowej, ale chce się podzielić wskazówkami, które warto wziąć pod uwagę przy prezentacji koncepcji eventowej.

Czaruj publiczność, pobudzaj wyobraźnię

„Wyobraź sobie przestrzeń industrialną, gdzie czerwona cegła na ścianach muskana jest przez błękitne światło ledowe podkreślające jej każde załamania. W powietrzu czuć unoszący się zapach innowacji, który otula uczestników eventu przenosząc ich do nowego, nieznanego jeszcze świata”

Czy wyobraziliście sobie właśnie tę przestrzeń i klimat w niej panujący? Mam nadzieję, że część z Was tak 

Event to pewnego rodzaju spektakl emocji, barw czy dźwięków, podczas prezentacji korzystaj z mechanizmów pobudzających prawą półkulę mózgu swojego odbiorcy. Opowiadanie opisowe daje możliwość pobudzenia wyobraźni drugiej strony, która bardziej angażuje się w to, co mamy do przekazania, a obrazy wykreowane w głowie na dłużej zostają w pamięci.

Storytelling, czyli twórz historie

Nie bez kozery storytelling, czyli sztuka opowiadania historii staje się coraz częściej wykorzystywana do tworzenia kampanii marketingowych. To jeden z najbardziej efektywnych sposobów na przebicie się przez zalewającą konsumenta falę komunikatów. Oczywiście nie zawsze założenia eventu nam na to pozwalają, ale jeśli tylko macie pole do kreatywności w tym zakresie to starajcie się budować koncepcje w formie opowiadań. Wciągnijcie odbiorcę w dany świat i nie zapomnijcie o spójności koncepcji od początku komunikacji wydarzenia do jej zakończenia.

Społeczeństwo obrazkowe

Koncepcje eventowe to nie prezentowanie zagadnień prawnych, które ciężko jest zwizualizować. Obrazek sprzedaje!!!!… i najbardziej przekazuje to, co mamy na myśli. Zadbaj o to, aby Twoja prezentacja była barwna. Rób slajdy tytułowe podkreślające klimat, postaraj się o odpowiednie wizualizacje 3D czy filmy. Wszystko o czym mówisz przekładaj na formę graficzną. Nie zostawiaj pola do zbyt dużej interpretacji własnej tylko prezentuj przykładowe rozwiązania.

Czarny slajd

Pewnie niejednokrotnie byliście świadkami, kiedy podczas Waszego wystąpienia, wzrok publiczności był skierowany nie na Was tylko na ekran, na którym była wyświetlana prezentacja. Ludzie analizują obrazy, czytają teksty, nie zawsze skupiając się na samym mówcy. A to właśnie mówca podczas prezentacji ma ich prowadzić przez magiczny świat eventów. Jeśli macie ważny moment w wystąpieniu, na którym chcecie skupić uwagę słuchacza lub pobudzić jego wyobraźnię, wstawcie do prezentacji czarny slajd przekładkowy.  Ten czarny slajd będzie tłem do Waszego przemówienia powodując skupienie uwagi na Was i na słowach, które macie do przekazania. Nie rozpraszacie odbiorcy, dajecie sobie większą szanse na zapamiętanie.

Nie bój się wyróżniać

Gadżety czy klimatyczne przebrania bądź akcesoria oczywiście w sytuacjach, kiedy są adekwatne do tematyki eventu lub prezentowanych koncepcji są ciekawym urozmaiceniem. Pokazują kreatywność i zaangażowanie. Gadżety czy próbki mają dwojakie zadanie podczas prezentacji. Po pierwsze pozwalają odbiorcy lepiej wyobrazić sobie materiał, efekt czy jakość o której mówicie, po drugie odwracają uwagę od prezentacji (warto o tym pomyśleć, w przypadku kiedy jesteście dobrymi mówcami i nie mieliście zbyt wiele czasu na przygotowanie ciekawej graficznie prezentacji ;))

Pracując również po stronie klienta oraz prowadząc szkolenia dla korporacji reprezentujących finalnego odbiorcę agencji chciałabym wspomnieć jeszcze o kilku innych spostrzeżeniach, które warto przemyśleć.

Unikaj mówienia rzeczy oczywistych

Zdarzają się sytuacje, kiedy na spotkania przetargowe przychodzi pięć lub więcej agencji i każda rozpoczyna prezentację od analizy firmy, produktu, konkurencji czy komunikatów do konsumenta chcąc dać odpowiedni wstęp do koncepcji, którą za chwilę przedstawią. No i świetnie, agencja się przygotowała jednak z reguły klient te wszystkie rzeczy doskonale zna, szczególnie jeśli część z nich umieścił w briefie  Nie mówię tu oczywiście o całkowitym usunięciu z prezentacji analizy, (przecież należy pokazać, włożony w prezentację wysiłek) ale ograniczcie ten element do minimum i zaprezentujcie go w żołnierskich słowach.

Tak sobie teraz przypominam, że kiedyś jedna z agencji przyszła do mnie na prezentację, której 70 pierwszych slajdów to był wstęp… no i jak tu człowiek ma nie zasnąć 

Innym razem pojawiła się taka, która po słowach dzień dobry od razu bez zbędnych ceregieli pokazała pierwsze dziesięć slajdów (Koncepcja I i jej elementy) kolejne dziesięć slajdów (Koncepcja II i jej elementy) i dziękujemy, do widzenia – nie powiem, byłam zaskoczona 

W „kupie” nie zawsze raźniej

Czasami na prezentację, agencje przychodzą w bardzo dużym składzie. Jest team kreatywny, team eventowy, czasem scenograf, ekipa zajmująca się techniką lub digitalem albo jeszcze prezes agencji, a po stronie Klienta jest jedna czy trzy osoby. W praktyce tylko dwie lub trzy osoby się odzywają, a cała reszta tylko zużywa tlen. Z punktu widzenia agencji, przecież nie ma w tym nic złego, bo każdy może odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości klienta, sama śmietanka ekspertów w swojej dziedzinie. Podczas takich spotkań warto trzymać się zasady „równości sił”, aby żadna ze stron nie czuła się przytłoczona zbyt dużą ilością reprezentantów drugiej strony (szczególnie kiedy jest to pierwsze spotkanie prezentujące koncepcję). Dzięki temu zwiększacie swoją szansę na stworzenie przyjemnej atmosfery podczas prezentacji oraz dyskusji, w którą zaangażuje się Klient.

Sztuka prezentacji czy sprzedaży nie jest łatwym zadaniem, wiele zależy od indywidualnych umiejętności danego człowieka oraz od blokad o których mów Jordan Belfort. Warto jednak ćwiczyć i rozwijać w sobie umiejętności dobrego mówcy, gdyż nie tylko przydaje się one na polu zawodowym, ale również i prywatnym. No i pamiętajcie sprzedajecie emocje, a nie odkurzacze…

Picture by Frits Ahlefeldt-Laurvig

Mężczyźni mają lepiej

Bez obaw nie o równouprawnieniu będzie tu mowa, ale o „przygotowaniu” do eventu z przymrużeniem oka 

Nie skłamię jeśli napiszę, że większość kobiet i mężczyzn chce wyglądać dobrze zarówno w pracy jak i na co dzień. To nasza naturalna potrzeba na drodze do akceptacji samego siebie. Prawdziwe jest stwierdzenie „tak się czujesz, jak wyglądasz”. Na evencie, który organizujesz również wyglądać musisz dobrze…

Wyobraźcie sobie 24 godziny na nogach albo i dłużej, dopinanie wszystkich elementów ma miejscu wydarzenia, czasem coś wyskoczy niespodziewanego (no w końcu to event tu ciągle coś nas zaskakuje), do tego stres. No cóż, a wieczorem goście eventowi, pachnący i wystrojenia no i my… kobiety – event managerki z sińcami pod oczami, makijażem zrobionym gdzieś na szybko i włosami, którym do ideału daleko. Po całonocnym montażu i całodziennych przygotowaniach raczej nie szukałabym podobieństwa do gwiazd z czerwonego dywanu, ale udawana kurtuazja w postaci słów otuchy „świetnie wyglądasz, w ogóle nie widać, że nie spałaś” jest dość urocza.

„Niger shower” raczej nas nie zadowala i potrzebujemy więcej niżeli 15 minut na wyszykowanie się (tu niestety zazdrość – mężczyźni mają lepiej). Dlatego poza całą naszą wspaniałą koordynacją eventową jest przed nami jedno niezwykle ważne wyzwanie, które dla męskiej grupy wykonującej ten zawód nie stanowi większego problemu, czyli bardzo precyzyjne zaplanowanie montażu, prób lub odpowiednie delegowanie zadań, aby znaleźć czas na możliwość powrotu do hotelu czy domu w celu zrobienia się na „bóstwo” 

Tak, tak drodzy panowie, wiem, że to dość prozaiczna sprawa, nawet powiedziałabym, że banalna a jednak jakże istotna.

Nie będę tu pisać o różnych sytuacjach hardcorowych jakie czasem mają miejsce, lub miejscach w których zdarza się nam szykować lub tylko doprowadzać do stanu „już nie straszę”. Nie chcę burzyć idealnego obrazu pracy event managera 

Dlatego drogie Panie, raz lepiej raz gorzej, ale jedno jest pewne możemy być z siebie dumne, tylko my z tak doskonałą precyzją i w tak krótkim czasie jesteśmy w stanie doprowadzić nasze włosy do porządku lub wykonywać makijaż jedną ręką, drugą zakładać sukienkę, a w międzyczasie rozmawiać przez telefon. Nie lada akrobacja? Dla nas jak widać możliwa 

Cechy idealnego event managera - Multitasking

Nie jest to nic odkrywczego jeżeli napiszę, że event manager ma do ogarnięcia naprawdę wiele. Właściwie to powinniśmy wyglądać jak Kali hinduska bogini czasu i śmierci – na obrazach może być przedstawiana z dużą ilością kończyn górnych od 2 do 1 000. Wyobrażacie sobie mieć np. 100 rąk… wow to by dopiero było coś 

Multitasking, to takie modne korporacyjne słowo, idealnie obrazuje to co powinien mieć dobry eventowiec. Ogarnianie kilku zadań w tym samym czasie i jeszcze do tego np. dla różnych projektów to nie lada wyzwanie. Pisząc o zadaniach mam na myśli takie rzeczy jak:

–       briefing fotografa

–       wybranie odpowiedniego uszlachetnienia papieru dla materiałów drukowanych

–       napisanie scenariusza

–       spotkanie z obiektem

–       wymyślenie i znalezienie gadżetu

–       weryfikacja menu od firmy cateringowej

–       podpisanie umowy z artystą

–       i wiele, wiele innych

Wyobraźmy sobie prostą konferencję prasową, na której współpracujemy np. z 10 podwykonawcami; obiekt, catering, fotograf, hostessy, drukarnia, grafik, scenograf, konferansjer, multimedia, oświetlenie, nagłośnienie. Współpraca z każdym z tych podwykonawców wiąże się z określoną ilością zadań do wykonania przez event managera zaczynając od pomysłu, briefingu czy spotkania, na umowie i rozliczeniu finansowym kończąc.

Zakładam, że średnio przy takie konferencji zadań w stosunku do jednego podwykonawcy może być między 5 a 15. Na potrzeby tego matematycznego ćwiczenia załóżmy 10. Nie liczę tu kompletnie komunikacji z klientem, własnym zespołem, tworzenia koncepcji, prezentacji czy innych dokumentów produkcji eventowej. Z moich kalkulacji wychodzi, ze mamy ok 100 zadań do wykonania przy takim jednym małym projekcie

Gdybyście w danym miesiącu mieli do zrealizowania 5 projektów, albo 1 bardzo duży, to może się zdarzyć, że będziecie realizować 500, 800 albo 1000 lub więcej zadań miesięcznie. Jeden miesiąc to 20 dni roboczych, do tego średnio 12 godzin pracy dziennie (no bo przecież nie 8) daje nam to 240 godzin, czyli 14 400 minut. Mając 1000 zadań do wykonania w miesiącu, na każde średnio możemy przeznaczyć ok. 14,5 minuty. Oczywiście niektóre czynności zajmą nam 5 – 15 minut, niektóre 2 – 3 godziny (np. spotkanie z obiektem i ustalenie szczegółów).

No ale dość tej matematyki, faktem jest, że sprawne zarządzanie projektem i dyscyplina to jest jedna z podstawowych umiejętności niezbędnych do tego, aby nie zwariować w tym zawodzie. Bo tak jak widzicie jest bardzo wiele elementów do skoordynowania i czasem te 12 godzin pracy dziennie to zdecydowanie za mało. Jeśli myślisz o pracy w eventach, postaraj się wyrobić nawyk planowania pracy lub własnego dnia, aby stało się to dla Ciebie czymś naturalnym.

Jak sądzisz, masz pierwszą cechę idealnego event managera?

Foto copywrith Vinoth Chandar’s