Wejdź do mojego Świata Eventów

Konfucjusz miał teorię, że kiedy wybiera się pracę, którą się kocha, to tak jakby, się nie przepracowało ani jednego dnia w swoim życiu. Jakby ktoś zapytał mnie 8 lat temu, czy jest jakaś praca którą kocham, bez wahania odpowiedziałabym organizacja eventów. To właśnie ta miłość pozwoliła na rozwinięcie się kolejnej – szkoleniowej – dzielę się swoją wiedzą, doświadczeniem i emocjami z osobami, które organizują lub chciałyby organizować eventy. Propaguję idee zarządzania projektem eventowym oraz myślenia o eventach w kategorii narzędzia komunikacji marki.

Kiedy ponad 5 lata temu zaczęła się moja przygoda ze szkoleniami zupełnie nie spodziewałam się, że tak dynamicznie będzie się ona rozwijać. Setki przeszkolonych osób, które dawały mi zawsze pozytywną energię i motywację przyczyniły się do tego, że właśnie dziś oddaję w Wasze ręce mój Świat Eventów - Platformę Edukacji Eventowej www.swiateventow.com.


Co robimy?


1. Prowadzimy praktyczne szkolenia dla event managerów.

•   Event Management Etap I - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

•   Event Management Etap II - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

•   Digital Event - social media i nowe technologie w eventach

•   Event Design - scenografia eventowa

•   Event Venue Management - zarządzanie obiektem eventowym

•   Organizacja imprez masowych

•   Sponsoring i jego znaczenie w event marketingu

•   Event jako narzędzie budowania zaangażowania i doświadczenia konsumenta z marką.

2. Piszemy bloga o evenatch

3. Prowadzimy Eventowe Biuro Karier, gdzie publikujemy aktualne ogłoszenia o pracę w branży eventowej.


4. Otworzyliśmy pierwszą w Polsce Księgarnię Eventową


A wszystko to robimy z pasji do eventów :)


Mam wielką nadzieję, że ta platforma edukacji eventowej będzie dla Was źródłem praktycznych wskazówek, inspiracji, a dla niektórych szansą na rozwinięcie skrzydeł w ekscytującym świecie eventowym.


To już ostatni post na tym blogu oficjalnie przenoszę go na http://swiateventow.com/pl/blog

Pozdrawiam ciepło i mam nadzieję do zobaczenia!

Dzień z życia event managera

Czy zastanawiałeś się kiedyś jak wygląda Twój dzień pracy? Czy jest wyjątkowy i inny od większości stanowisk marketingowych? No właśnie…

W ostatnim czasie miałam okazję odbyć spotkania z zakresu doradztwa zawodowego, zarówno z osobami poczatkującymi w branży, jak i tymi, które już pewne doświadczenie posiadają i kilka razy zadano mi  pytanie – „Jak wygląda dzień pracy event managera”. To takie oczywiste, ale powiem Wam, że nie jest łatwo odpowiedzieć na to pytanie osobie, która marzy o tym zawodzie. Z jednej strony nie chcesz jej wystraszyć, z drugiej rozczarować.

Niby praca jak każda inna, a jednak jest w niej coś, co pociąga ludzi. Jeden dzień to za mało, aby oddać jej charakter. To kilkutygodniowy lub kilkumiesięczny proces przygotowań do projektu pozwala zaprezentować na czym polega praca event managera.  

Żadne słowa nie opiszą emocji i euforii jaka towarzyszy kiedy wygra się przetarg, szczególnie jeśli wymagał on dużych nakładów pracy. A jeśli dodatkowo jarasz się tak bardzo jego efektem finalnym, że już nie możesz doczekać się jego realizacji to satysfakcja sięga zenitu. No i wreszcie masz to. Wszyscy się cieszą, a Ty przez jeden dzień jesteś „gwiazdą” agencji i zbierasz gratulacje. Jak to mówią w Mordorze jest „fejm”.

Co się dzieje jak emocje już opadną? W zależności od wielu czynników takich jak; budżet, czas na przygotowanie eventu, twoje indywidualne obłożenie eventowe masz większy lub mniejszy komfort pracy. Ale teraz musisz pokazać, że to, co przygotowałeś w teorii będzie świetne w praktyce.

Zaczynasz pierwszy etap pracy. Analizy, planowanie, tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań, tworzenie dokumentów eventu, scenariusze wstępne itp. Dla mnie jest to ulubiony etap – I faza zarządzania projektem eventowym.
Wielokrotnie nasze dni wyglądają tak, że bite 8 – 10 godzin siedzimy przed komputerem. Tworzymy dokumenty, klepiemy maile, dzwonimy i ustalamy szczegóły, jesteśmy na gorącej linii z klientem lub tworzymy statusy agencyjne.  To jest jedna strona medalu.

Jest też i druga, czyli główne wyobraźnie wielu na temat naszej pracy. Spotkania, kawusie, ploteczki, obiadki, wizje lokalne, czasem chodzenie po sklepach. Mówią, że to ta najprzyjemniejsza część projektu. Wtedy poznajemy wiele osób, jesteśmy w ciągłych rozjazdach, ale również dużo się przy tym uczymy.  Właśnie tak, wiele osób wyobraża sobie życie event managera. Patrząc z perspektywy 9 lat doświadczenia w organizacji różnego rodzaju wydarzeń uwierzcie mi, że uwielbiałam to życie  w ciągłym biegu. Kiedy jednak  przerobicie już kilkadziesiąt projektów, będziecie starali się wszystko zorganizować tak, aby ograniczyć spotkania poza biurem do minimum. Zobaczycie jak bardzo zjada Wam to czas, szczególnie kiedy będziecie realizowali kilka projektów jednocześnie.

Kolejna faza pracy to pomału zbliżający się stresik, ale taki przyjemny. Pożądana adrenalina, którą wszyscy kochamy. Dopinanie ostatnich kwestii z podwykonawcami, odprawa z klientem, finalne dokumenty montażu i scenariusze szczegółowe. Weryfikujemy czy wszystko mamy i jazda… zaczynamy montaż.

Nigdy nie zapomnę tego uczucia, kiedy nie mogłam się doczekać przyjazdu na montaż. Nocna pobudka, przejazd przez miasto do punktu docelowego, gdzie nie ma żywej duszy na ulicach i to magiczne poczucie wspólnego działania. Już za chwilę cała ekipa, którą zebrałeś do projektu, będzie wspólnie tworzyć dzieło, które rodziło się w Waszych głowach. Wreszcie zobaczycie efekt kilkutygodniowej lub nawet kilkumiesięcznej pracy na żywo. W eventach nie ma dubli, czy prób generalnych scenografii, jest tylko jeden strzał.  To sprawia, że kochamy ten zawód, a jeszcze bardziej się w nim zakochujemy, kiedy już to wszystko się dzieje. Amok… Życie zaczyna się dziać w innej rzeczywistości. Człowiek zapomina o wszystkim co go otacza i skupia się tylko na zadaniach i koordynacji, aby całe przygotowane show wypadło jak najlepiej. Są też emocje negatywne, ale o nich się szybko zapomina, gdy wydarzenie okazuje się sukcesem.

Jak to śpiewał Rysiek Riedel "W życiu piękne są tylko chwile"... Tak właśnie wspominam swoje najlepsze chwile i dni pracy w eventach oraz emocje, o których nigdy nie zapomnę. 

Event Management, a co to takiego?

Organizacja wydarzeń jest takim samym projektem jak produkcja butów czy budowa osiedla, i w takich kategoriach trzeba rozpatrywać jego przygotowanie. Czy w Polsce wiemy jak zarządza się projektami, a w szczególności eventowymi? 

Doświadczeni event managerowie czy producenci eventowi umieją zorganizować nawet najbardziej rozbudowane wydarzenie. Robią to od lat według swoich utartych schematów działań, ale czy zarządzają projektem? Wielu odpowie, że tak, ale pozostała część z pewnością dłużej się nad tym zastanowi.

Gdy mowa jest o zarządzaniu projektem, nie chodzi wcale o typowe podejście teoretyczne, o którym można przeczytać w książkach, ale raczej o dostosowanie teorii zarządzania projektowego do realiów realizacji eventowych. Jednakże zarządzanie projektem wymaga zmiany nastawienia, wysiłku włożonego w odpowiednie zaplanowanie, nie tylko działań ale i komunikacji w projekcie, która bywa często piętą achillesową organizatorów wydarzeń.

To, w czym pomóc nam może odpowiednie zarządzanie projektem eventowym, to między innymi zwiększenie kontroli nad realizowanymi działaniami zespołu, z którym pracujemy, usprawnienie komunikacji, a także znaczna oszczędność czasu. Pozornie poświęcony czas na zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, nauczenie się odpowiedniego programu, czy zapoznanie się z narzędziem ułatwiającym pracę, bądź też napisanie bardzo jasnego i konkretnego briefu dla podwykonawcy, czy nowego członka zespołu, pozwala nam zaoszczędzić kilka cennych godzin w trakcie realizacji projektu. To największe wyzwanie z jakim boryka się polski event manager. Złota zasada mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Co więc mogą zdziałać 2 godziny planowania?

Dla jednych tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań dla poszczególnych osób, planowanie działań w konkretnym czasie, tworzenie dokumentów określających hierarchię w zespole, przepływ komunikacji i zasady jest ulubioną częścią realizacji eventowej. Dla innych to nic innego jak czysta strata czasu. Wielu wychodzi z założenia, że wszystko przecież jest jasne i można to szybko przekazać podczas spotkania, krótkiego maila czy telefonu. Oczywiście, że można. Jednak wyobraźmy sobie pracę nad piętnastoma bardzo dużymi projektami eventowymi w jednym miesiącu. Bez odpowiedniego planu możemy mieć problem ze skupieniem się na każdym detalu przy każdym projekcie, a rozdysponowanie zadań, zadbanie o komunikację, kontrolę i czas stają się najcenniejsza wartością dla organizatora.

Od czego należy zacząć? 

1. Zmiana nastawienia do pracy to podstawa. Daj sobie czas na zaplanowanie i po prostu to zrób. Nie wystarczy , że wiesz jak masz to robić. Zacznij to robić.

2. Popracuj nad procesami komunikacji w twoim zespole, niech każdy wie, w jaki sposób ma przekazywać oraz tworzyć informacje.

3. Ustalaj priorytety działań, nie daj się ponieść emocjom, unikaj chaosu. Nowe pomysły są zawsze mile widziane, ale nie mogą zaburzać dotychczasowych działań.

4. Korzystaj z dostępnych narzędzi ułatwiających pracę, jak np programy do zarządzania projektem, czy platformy zakupu usług konferencyjno-eventowych. Zapoznanie się z ich obsługą może wymagać czasu, ale jak już wiesz, poświęcony czas nie idzie w las, a jedynie daje Ci dodatkowe godziny.

Do odpowiedniego i umiejętnego zarządzania projektem trzeba mentalnie dojrzeć. Jedni się z tym rodzą, inni muszą uświadamić to sobie z czasem. Ważne jest, aby nie zamykać się na utarte schematy działań. Dewiza "Think outside the box" idealnie tu pasuje. To, że dotychczas robiliśmy coś w konkretny sposób nie znaczy, że nie można spróbować czegoś innego, co mogłoby usprawnić naszą pracę.
To jak oswajanie się z nowym telefonem czy komputerem. Na początku jego funkcjonalności wydają nam się bardzo skomplikowane, a z biegiem czasu synchronizacja wszystkich urządzeń i dostępnych funkcji staje się czymś, co ułatwia nam życie, oszczędza czas i nie wyobrażamy sobie bez nich codziennego funkcjonowania.

Tekst napisany dla platformy meeting.pl