Let the show begin...

Quentin Tarantino twierdzi, że wszystko co najlepsze zostało już napisane i jedyne co pozostaje współczesnemu twórcy to czerpanie z najlepszych wzorców.

Podążając za tą radą, punktem wyjścia do budowania scenariusza eventowego powinna być analiza już dostępnych schematów oraz wzbogacanie ich o elementy wykorzystywane np. w scenariuszach filmowych.

Zasada 3 aktów, budowanie napięcia w oparciu o formę “łuku” czy tworzenie punktów zwrotnych, może stać się niezwykłą inspiracją dla event managerów. Dzięki wykorzystaniu niektórych zasad, można w odpowiedni sposób wzbudzać zainteresowanie uczestników, sterować spadającym napięciem, pojawiającym się znudzeniem i wywołać efekt “wow” poprzez totalne zaskoczenie.

Dobrze zaplanowany scenariusz to nie tylko kolejno ułożone elementy występujące na evencie. To zadbanie o dynamikę czy utrzymanie odpowiednich emocji w trakcie wydarzenia. Planowanie przebiegu eventu powinno być poprzedzone analizą potencjalnych zachowań i reakcji uczestników. Tutaj event manager musi się wykazać podstawową znajomością psychologii społecznej, a dokładnie ludzkiej psychiki.

Pojawiając się na różnego rodzaju wydarzeniach w roli gościa, miałam okazję być świadkiem wielu sytuacji, w których błędnie zaplanowany scenariusz miał wpływ na postrzeganie wydarzenia/organizatora/zleceniodawcy. Na jednym z eventów kazano uczestnikom czekać godzinę zanim nastąpiło oficjalne rozpoczęcie – w tym czasie nie serwowano żadnych napojów czy przekąsek – co poskutkowało odpowiednimi komentarzami i lekkim poirytowaniem gości.
Innym razem uczestniczyłam w imprezie, na której trzeba było czekać dwie godziny na rozpoczęcie gali i rozdanie nagród. Jako, że wydarzenie miało miejsce w centrum miasta i do tego w piątek, a oczekiwanie umilał gościom open bar, okazało się, że wiele osób już lekko „wprawionych” wyszło z wydarzenia przed cześcią oficjalną, aby resztę wieczoru spędzić w pobliskich klubach.
Złe zaplanowanie występów artystycznych sprawiło, iż na jednym z kolejnych, odwiedzonych przeze mnie wydarzeń artysta, grający muzykę wymagającą pełnego skupienia rzucił nutami w połowie koncertu. To wszystko dlatego, że przed nim grał o wiele bardziej dynamiczny muzyk, który rozgrzał widownię, a ta wcale nie chciała już siedzieć na swoich miejscach w celu wysłuchania znacznie spokojniejszych brzmień.

Jak widzicie moi drodzy, nie jest łatwo z tymi scenariuszami, a przykłady podobnych sytuacji mogłabym przytaczać godzinami. Mam oczywiście swoje przemyślenia na ten temat, a właściwie pewne wskazówki, którymi chciałabym się z Wami podzielić.

Po pierwsze, zastanówcie się jakie są oczekiwania Waszych gości względem wydarzenia – w jakim celu na nie przychodzą?

Po drugie, jak już poznacie ich główne cele będziecie wiedzieć na jaki moment w trakcie wydarzenia czekają, a jaki jest dla nich najmniej interesujący

Po trzecie, moment ważny dla Was, a właściwie dla Waszego klienta wymaga skupienia uwagi – zastanówcie się jak wyeliminować czynniki ją rozpraszające

Po czwarte, zastanówcie się nad specyfiką poszczególnych artystów czy prelegentów pojawiających się w trakcie wydarzenia. Dopasujcie wystąpienia pod kątem charyzmy mówcy i dynamiki prezentacji

Po piąte, kontrolujcie moment spadku koncentracji np. po jedzeniu zaplanujcie coś co podniesie emocje gości

Po szóste, nie kumulujcie atrakcji w jednym momencie wydarzenia – przeplatajcie je, aby sterować zainteresowaniem – będzie to zdecydowanie atrakcyjniejsze dla uczestników

Po siódme, zaskoczcie swoich gości, pobudźcie ich zmysły, zaplanujcie coś, czego się nie spodziewają – a jeszcze długo będą o tym mówić…

Zainteresowanych tematyką budowania scenariuszy zachęcam do poczytania materiałów na temat zasad tworzenia scenariuszy filmowych. Jest to kopalnia wiedzy, z której można czerapć pomysły do wykorzystania przy realizacjach eventowych.
Tym, którzy nie oglądali, polecam film „Zaginiona dziewczyna”, gdzie odczucia względem głównych bohaterów są rewelacyjnie utrzymywane i zmieniane w trakcie filmu. To świetny przykład kontrolowania emocji widza.
Tym natomiast, którzy jeszcze nie byli, polecam wizytę w London Dungeon – interaktywnym muzeum krwawych wydarzeń historycznych. Być może wyreżyserowane elementy zaskoczenia i wykorzystane technologie staną się dla Was inspiracją – dla mnie zdecydowanie takową są.

Nie sprzedajemy odkurzaczy

„Jedyną rzeczą, jaka stoi pomiędzy Tobą a Twoim celem jest stek bzdur, które sam sobie powtarzasz, dlatego nie uda Ci się go osiągnąć” trudno się nie zgodzić z Jordanem Belfortem, w końcu jest jednym z najlepszych trenerów sprzedaży na świecie.

Nie odkryję przed Wami skarbów wiedzy sprzedażowej, ale chce się podzielić wskazówkami, które warto wziąć pod uwagę przy prezentacji koncepcji eventowej.

Czaruj publiczność, pobudzaj wyobraźnię

„Wyobraź sobie przestrzeń industrialną, gdzie czerwona cegła na ścianach muskana jest przez błękitne światło ledowe podkreślające jej każde załamania. W powietrzu czuć unoszący się zapach innowacji, który otula uczestników eventu przenosząc ich do nowego, nieznanego jeszcze świata”

Czy wyobraziliście sobie właśnie tę przestrzeń i klimat w niej panujący? Mam nadzieję, że część z Was tak 

Event to pewnego rodzaju spektakl emocji, barw czy dźwięków, podczas prezentacji korzystaj z mechanizmów pobudzających prawą półkulę mózgu swojego odbiorcy. Opowiadanie opisowe daje możliwość pobudzenia wyobraźni drugiej strony, która bardziej angażuje się w to, co mamy do przekazania, a obrazy wykreowane w głowie na dłużej zostają w pamięci.

Storytelling, czyli twórz historie

Nie bez kozery storytelling, czyli sztuka opowiadania historii staje się coraz częściej wykorzystywana do tworzenia kampanii marketingowych. To jeden z najbardziej efektywnych sposobów na przebicie się przez zalewającą konsumenta falę komunikatów. Oczywiście nie zawsze założenia eventu nam na to pozwalają, ale jeśli tylko macie pole do kreatywności w tym zakresie to starajcie się budować koncepcje w formie opowiadań. Wciągnijcie odbiorcę w dany świat i nie zapomnijcie o spójności koncepcji od początku komunikacji wydarzenia do jej zakończenia.

Społeczeństwo obrazkowe

Koncepcje eventowe to nie prezentowanie zagadnień prawnych, które ciężko jest zwizualizować. Obrazek sprzedaje!!!!… i najbardziej przekazuje to, co mamy na myśli. Zadbaj o to, aby Twoja prezentacja była barwna. Rób slajdy tytułowe podkreślające klimat, postaraj się o odpowiednie wizualizacje 3D czy filmy. Wszystko o czym mówisz przekładaj na formę graficzną. Nie zostawiaj pola do zbyt dużej interpretacji własnej tylko prezentuj przykładowe rozwiązania.

Czarny slajd

Pewnie niejednokrotnie byliście świadkami, kiedy podczas Waszego wystąpienia, wzrok publiczności był skierowany nie na Was tylko na ekran, na którym była wyświetlana prezentacja. Ludzie analizują obrazy, czytają teksty, nie zawsze skupiając się na samym mówcy. A to właśnie mówca podczas prezentacji ma ich prowadzić przez magiczny świat eventów. Jeśli macie ważny moment w wystąpieniu, na którym chcecie skupić uwagę słuchacza lub pobudzić jego wyobraźnię, wstawcie do prezentacji czarny slajd przekładkowy.  Ten czarny slajd będzie tłem do Waszego przemówienia powodując skupienie uwagi na Was i na słowach, które macie do przekazania. Nie rozpraszacie odbiorcy, dajecie sobie większą szanse na zapamiętanie.

Nie bój się wyróżniać

Gadżety czy klimatyczne przebrania bądź akcesoria oczywiście w sytuacjach, kiedy są adekwatne do tematyki eventu lub prezentowanych koncepcji są ciekawym urozmaiceniem. Pokazują kreatywność i zaangażowanie. Gadżety czy próbki mają dwojakie zadanie podczas prezentacji. Po pierwsze pozwalają odbiorcy lepiej wyobrazić sobie materiał, efekt czy jakość o której mówicie, po drugie odwracają uwagę od prezentacji (warto o tym pomyśleć, w przypadku kiedy jesteście dobrymi mówcami i nie mieliście zbyt wiele czasu na przygotowanie ciekawej graficznie prezentacji ;))

Pracując również po stronie klienta oraz prowadząc szkolenia dla korporacji reprezentujących finalnego odbiorcę agencji chciałabym wspomnieć jeszcze o kilku innych spostrzeżeniach, które warto przemyśleć.

Unikaj mówienia rzeczy oczywistych

Zdarzają się sytuacje, kiedy na spotkania przetargowe przychodzi pięć lub więcej agencji i każda rozpoczyna prezentację od analizy firmy, produktu, konkurencji czy komunikatów do konsumenta chcąc dać odpowiedni wstęp do koncepcji, którą za chwilę przedstawią. No i świetnie, agencja się przygotowała jednak z reguły klient te wszystkie rzeczy doskonale zna, szczególnie jeśli część z nich umieścił w briefie  Nie mówię tu oczywiście o całkowitym usunięciu z prezentacji analizy, (przecież należy pokazać, włożony w prezentację wysiłek) ale ograniczcie ten element do minimum i zaprezentujcie go w żołnierskich słowach.

Tak sobie teraz przypominam, że kiedyś jedna z agencji przyszła do mnie na prezentację, której 70 pierwszych slajdów to był wstęp… no i jak tu człowiek ma nie zasnąć 

Innym razem pojawiła się taka, która po słowach dzień dobry od razu bez zbędnych ceregieli pokazała pierwsze dziesięć slajdów (Koncepcja I i jej elementy) kolejne dziesięć slajdów (Koncepcja II i jej elementy) i dziękujemy, do widzenia – nie powiem, byłam zaskoczona 

W „kupie” nie zawsze raźniej

Czasami na prezentację, agencje przychodzą w bardzo dużym składzie. Jest team kreatywny, team eventowy, czasem scenograf, ekipa zajmująca się techniką lub digitalem albo jeszcze prezes agencji, a po stronie Klienta jest jedna czy trzy osoby. W praktyce tylko dwie lub trzy osoby się odzywają, a cała reszta tylko zużywa tlen. Z punktu widzenia agencji, przecież nie ma w tym nic złego, bo każdy może odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości klienta, sama śmietanka ekspertów w swojej dziedzinie. Podczas takich spotkań warto trzymać się zasady „równości sił”, aby żadna ze stron nie czuła się przytłoczona zbyt dużą ilością reprezentantów drugiej strony (szczególnie kiedy jest to pierwsze spotkanie prezentujące koncepcję). Dzięki temu zwiększacie swoją szansę na stworzenie przyjemnej atmosfery podczas prezentacji oraz dyskusji, w którą zaangażuje się Klient.

Sztuka prezentacji czy sprzedaży nie jest łatwym zadaniem, wiele zależy od indywidualnych umiejętności danego człowieka oraz od blokad o których mów Jordan Belfort. Warto jednak ćwiczyć i rozwijać w sobie umiejętności dobrego mówcy, gdyż nie tylko przydaje się one na polu zawodowym, ale również i prywatnym. No i pamiętajcie sprzedajecie emocje, a nie odkurzacze…

Picture by Frits Ahlefeldt-Laurvig

Mężczyźni mają lepiej

Bez obaw nie o równouprawnieniu będzie tu mowa, ale o „przygotowaniu” do eventu z przymrużeniem oka 

Nie skłamię jeśli napiszę, że większość kobiet i mężczyzn chce wyglądać dobrze zarówno w pracy jak i na co dzień. To nasza naturalna potrzeba na drodze do akceptacji samego siebie. Prawdziwe jest stwierdzenie „tak się czujesz, jak wyglądasz”. Na evencie, który organizujesz również wyglądać musisz dobrze…

Wyobraźcie sobie 24 godziny na nogach albo i dłużej, dopinanie wszystkich elementów ma miejscu wydarzenia, czasem coś wyskoczy niespodziewanego (no w końcu to event tu ciągle coś nas zaskakuje), do tego stres. No cóż, a wieczorem goście eventowi, pachnący i wystrojenia no i my… kobiety – event managerki z sińcami pod oczami, makijażem zrobionym gdzieś na szybko i włosami, którym do ideału daleko. Po całonocnym montażu i całodziennych przygotowaniach raczej nie szukałabym podobieństwa do gwiazd z czerwonego dywanu, ale udawana kurtuazja w postaci słów otuchy „świetnie wyglądasz, w ogóle nie widać, że nie spałaś” jest dość urocza.

„Niger shower” raczej nas nie zadowala i potrzebujemy więcej niżeli 15 minut na wyszykowanie się (tu niestety zazdrość – mężczyźni mają lepiej). Dlatego poza całą naszą wspaniałą koordynacją eventową jest przed nami jedno niezwykle ważne wyzwanie, które dla męskiej grupy wykonującej ten zawód nie stanowi większego problemu, czyli bardzo precyzyjne zaplanowanie montażu, prób lub odpowiednie delegowanie zadań, aby znaleźć czas na możliwość powrotu do hotelu czy domu w celu zrobienia się na „bóstwo” 

Tak, tak drodzy panowie, wiem, że to dość prozaiczna sprawa, nawet powiedziałabym, że banalna a jednak jakże istotna.

Nie będę tu pisać o różnych sytuacjach hardcorowych jakie czasem mają miejsce, lub miejscach w których zdarza się nam szykować lub tylko doprowadzać do stanu „już nie straszę”. Nie chcę burzyć idealnego obrazu pracy event managera 

Dlatego drogie Panie, raz lepiej raz gorzej, ale jedno jest pewne możemy być z siebie dumne, tylko my z tak doskonałą precyzją i w tak krótkim czasie jesteśmy w stanie doprowadzić nasze włosy do porządku lub wykonywać makijaż jedną ręką, drugą zakładać sukienkę, a w międzyczasie rozmawiać przez telefon. Nie lada akrobacja? Dla nas jak widać możliwa 

Cechy idealnego event managera - Multitasking

Nie jest to nic odkrywczego jeżeli napiszę, że event manager ma do ogarnięcia naprawdę wiele. Właściwie to powinniśmy wyglądać jak Kali hinduska bogini czasu i śmierci – na obrazach może być przedstawiana z dużą ilością kończyn górnych od 2 do 1 000. Wyobrażacie sobie mieć np. 100 rąk… wow to by dopiero było coś 

Multitasking, to takie modne korporacyjne słowo, idealnie obrazuje to co powinien mieć dobry eventowiec. Ogarnianie kilku zadań w tym samym czasie i jeszcze do tego np. dla różnych projektów to nie lada wyzwanie. Pisząc o zadaniach mam na myśli takie rzeczy jak:

–       briefing fotografa

–       wybranie odpowiedniego uszlachetnienia papieru dla materiałów drukowanych

–       napisanie scenariusza

–       spotkanie z obiektem

–       wymyślenie i znalezienie gadżetu

–       weryfikacja menu od firmy cateringowej

–       podpisanie umowy z artystą

–       i wiele, wiele innych

Wyobraźmy sobie prostą konferencję prasową, na której współpracujemy np. z 10 podwykonawcami; obiekt, catering, fotograf, hostessy, drukarnia, grafik, scenograf, konferansjer, multimedia, oświetlenie, nagłośnienie. Współpraca z każdym z tych podwykonawców wiąże się z określoną ilością zadań do wykonania przez event managera zaczynając od pomysłu, briefingu czy spotkania, na umowie i rozliczeniu finansowym kończąc.

Zakładam, że średnio przy takie konferencji zadań w stosunku do jednego podwykonawcy może być między 5 a 15. Na potrzeby tego matematycznego ćwiczenia załóżmy 10. Nie liczę tu kompletnie komunikacji z klientem, własnym zespołem, tworzenia koncepcji, prezentacji czy innych dokumentów produkcji eventowej. Z moich kalkulacji wychodzi, ze mamy ok 100 zadań do wykonania przy takim jednym małym projekcie

Gdybyście w danym miesiącu mieli do zrealizowania 5 projektów, albo 1 bardzo duży, to może się zdarzyć, że będziecie realizować 500, 800 albo 1000 lub więcej zadań miesięcznie. Jeden miesiąc to 20 dni roboczych, do tego średnio 12 godzin pracy dziennie (no bo przecież nie 8) daje nam to 240 godzin, czyli 14 400 minut. Mając 1000 zadań do wykonania w miesiącu, na każde średnio możemy przeznaczyć ok. 14,5 minuty. Oczywiście niektóre czynności zajmą nam 5 – 15 minut, niektóre 2 – 3 godziny (np. spotkanie z obiektem i ustalenie szczegółów).

No ale dość tej matematyki, faktem jest, że sprawne zarządzanie projektem i dyscyplina to jest jedna z podstawowych umiejętności niezbędnych do tego, aby nie zwariować w tym zawodzie. Bo tak jak widzicie jest bardzo wiele elementów do skoordynowania i czasem te 12 godzin pracy dziennie to zdecydowanie za mało. Jeśli myślisz o pracy w eventach, postaraj się wyrobić nawyk planowania pracy lub własnego dnia, aby stało się to dla Ciebie czymś naturalnym.

Jak sądzisz, masz pierwszą cechę idealnego event managera?

Foto copywrith Vinoth Chandar’s

Event manager - zawód marzeń

Nos by mi urósł jakbym powiedziała, że o zawodzie event managera marzyłam od dziecka. Tak naprawdę to chciałam być żołnierzem, ale okazało się, że w zielonym mi nie do twarzy  No cóż, życie. Trzeba było znaleźć coś innego…no to może eventy?

Jimmy Buffet śpiewał kiedyś „Gdybyśmy nie byli wszyscy szaleni, bylibyśmy obłąkani”. Eventy trzeba kochać, aby w nich pracować, bo inaczej szybko przychodzi zrezygnowanie, rutyna i wypalenie zawodowe. Niektórzy po prostu się z tym rodzą inni ciężko na to pracują.

Prowadząc szkolenia oraz wykładając na studiach wielokrotnie spotykam się z opiniami, że praca w eventach jest niezwykle ciekawa, fascynująca i dużo osób upatruje w tym swoją przyszłość. No to przyjrzyjmy się bliżej i zobaczmy czy rzeczywiście jest to zawód marzeń oraz jakie cechy trzeba mieć aby zostać „zwierzęciem eventowym” W kolejnych postach będę prezentować Wam umiejętności, które powinien posiadać dobry event manager oraz dzielić się swoimi doświadczeniami z realiów pracy przy eventach.

Foto Copyright by Moyan Brenn

Polskie eventy - czy mamy być z czego dumni?

Dzisiejszy post chciałam poświęcić dumie narodowej. Tak, to pompatycznie brzmi, jednak wbrew temu jak niektórzy sądzą, nie uważam iż jesteśmy krajem nierozwiniętym na polu eventowym i takie stwierdzenia mocno mnie irytują (w tym miejscu pozdrawiam Pana Bernersa).  Oczywiście jeszcze wiele przed nami. Zwiększenie świadomości strategii event marketingowej, unormowanie polityki przetargowej czy normalizacja budżetów adekwatnych do skali eventów. Jednak czy poziom naszej kreacji odbiega od tej poza granicami naszego pięknego kraju?

W tym roku miałam okazję być na rozdaniu europejskich nagród eventowych European Best Event Awards w Sewilli i poznać specjalistów z różnych zakątków Europy. To było niezwykle inspirujące doświadczenie, mieć okazje porozmawiać z szefami europejskich agencji eventowych, posłuchać ich opinii i podzielić się swoimi poglądami.

Prezentacje poszczególnych projektów, kilkugodzinne dyskusje i kuluarowe polemiki do późnych godzin nocnych oraz sam poziom organizacji gali rozdania nagród utwierdziły mnie w przekonaniu, że możemy być dumni…

Dumni z naszych realizacji, event managerów i poziomu organizacji jaki reprezentuje polska branża. Gratulacje dla dwóch agencji z Polski, które do tego konkursu się zakwalifikowały, a jedna znalazła się w ścisłej trójce w swojej kategorii.

Ogromnie cieszy mnie również fakt, że wreszcie i u nas dostrzega się potencjał zjawiska jakim jest guest, brand czy design experience w eventach. Dla mnie event zawsze stanowił źródło przeżywania niezwykłych doznań i emocji, dzięki którym firma, produkt czy marka zostają w pamięci. I to właśnie jest jednym z największych wyzwań eventowych.

Eksperci prognozują, że trendem roku 2015 będzie intensyfikacja doznań uczestników, a rozwijający się rynek multimediów i aplikacji mobilnych pozwoli właśnie na spotęgowanie tych doznań. Trzymam kciuki, aby nasze rodzime realizacje okazały się jeszcze lepsze niżeli zeszłoroczne.

Czy tak będzie zobaczymy… Czekam z niecierpliwością co przyniesie kolejny rok.